Trộn thư (Mail Merge vào excel) là một trong công nỗ lực vô thuộc tiết kiệm thời gian khi nên gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn lập cập tạo một lá thư, thư điện tử hay tựa thư vào Word bằng phương pháp hợp nhất tin tức bạn gồm trong trang tính Excel. Học excel cải thiện Online đang cung cấp cho bạn tổng quan lại của công năng này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2013
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) có thể trông cạnh tranh khăn, tuy vậy trên thực tế quy trình này khá đối kháng giản.Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư bao gồm 3 tài liệu:
Văn phiên bản Word chứa mã ứng với từng phần vậy thể. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, mỗi hàng là một người nhận. Phiên bản Word ở đầu cuối với thư, email, bao thơ hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel đến trộn thư:
khi chúng ta trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, showroom và các cụ thể khác của tín đồ nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Vì chưng vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel đang có tất cả thông tin bạn muốn bao có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều add liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Những điều đặc biệt quan trọng cần kiểm tra: các cột trong bảng tính Excel bắt buộc khớp với những phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với những người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng đã sinh sản hai cột họ cùng tên riêng biệt biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên tín đồ nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và tp riêng biệt. Ví như tệp Excel bao hàm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Nếu như khách hàng tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư tự Excel sang trọng Word:
Khi chấm dứt và soát sổ lại trang tính Excel, các bạn đã chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ này, họ sẽ trộn thư với một list người nhấn trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.
nếu khách hàng đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta cũng có thể mở một tài liệu Word hiện tại có, hoặc tạo một tài liệu mới. Chọn một số loại trộn thư chúng ta muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bao thơ (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, họ chọn Letters.
Chú ý. trường hợp tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
nhấp vào Entire Spreadsheet, cùng OK.
Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như biện pháp thông thường.
Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư vào Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng xuất xắc tiền tệ theo vô số cách khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn cũng có thể thực hiện nay trực tiếp vào văn bạn dạng Word.
chọn vùng trộn thư muốn đổi khác định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác. Thừa nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm một trong những mã hình trong các bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 mở ra thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau vẫn hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 nhấn F9 để cập dìm vùng. Kế tiếp nhấn Shift + F9 để xem kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ và phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số cất hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la cùng dấu phẩy chia cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm với một lốt gạch nối đến giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm chứa hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vị kí hiệu $, bạn cũng có thể thay bởi ký hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.
Định dạng ngày tháng với thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
“HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng cùng giờ, cơ mà nhớ rằng M đại diện thay mặt cho mon còn m đại diện thay mặt cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện nay tại:Nếu các bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện trên trong văn bạn dạng trộn thư, chúng ta cũng có thể thay đổi format của chúng.
lựa chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay thay đổi định dạng. Dấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu khách hàng chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE“M/d/yyyy” Nhấp cần vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định hình khi cập nhật, lưu lại chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở toàn khu vực cần điền và kết quả trong văn bạn dạng trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của rất nhiều chỗ trống |
| F9 | Cập nhật khu vực trống được chọn. đặt con trỏ vào bất kể ô trống nào với nhấn F9 để cập nhật |
| F11 | Đến chỗ trống buộc phải điền sau |
| Shift + F11 | Đến chỗ trống đề nghị điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bạn dạng trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bạn dạng Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bạn dạng trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một địa điểm trống |
| Ctrl + F11 | Khóa vị trí trống phải điền. Hiệu quả sẽ không được cập nhật khi tin tức nguồn của Excel vậy đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa địa điểm trống đề xuất điền. Hiệu quả chỗ trống đang được update lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ links chỗ trống nên điền. Chỗ trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn ngoài văn bạn dạng và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời hạn hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp đến các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ dữ liệu Excel quý phái Word – tài năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí thâm nhập ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi Hocexcel Online.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào quá trình một cách hiệu quả thì các bạn còn bắt buộc sử dụng xuất sắc các hàm, những công ráng khác của Excel:Một số hàm cơ bản thường chạm mặt như: SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo một điểm kiện, nhiều đk COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, các điều kiện các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay được dùng như: Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting tùy chỉnh điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation cách đặt Name và thực hiện Name trong phương pháp Lập báo cáo với Pivot Table…Rất nhiều kỹ năng và kiến thức phải ko nào? tổng thể những kỹ năng này các bạn đều rất có thể học được trong khóa học EX101 – Excel tự cơ phiên bản tới chuyên gia của học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kỹ năng một phương pháp đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không còn có giới hạn về thời hạn học tập nên chúng ta có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu vớt lại kiến thức và kỹ năng khi cần. Hiện thời hệ thống đang sẵn có ưu đãi hết sức lớn cho mình khi đk tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online
Trộn thư(mail merge) trong Word 2013, là biện pháp làm kết quả nhất so với cách truyền thống gõ ngôn từ từng thư mời, dễ dàng sai sót, gặp mặt lỗi. Tuy vậy tính năng tương đối rất hữu ích nhưng có tương đối nhiều bạn không biết đến kỹ năng trộn thư này. Bởi vì vậy, lúc này mình đang hướng dẫn cách trộn thư vào Word 2013 một biện pháp dễ dàng. Chúng ta hãy cùng cửa hàng chúng tôi theo dõi bài viết bên bên dưới nhé.
Hướng dẫn cách trộn thư vào Word 2013
1.Giới thiệu sơ lược về tính chất năng Mail Merge trong Word
Trộn thư hay nói một cách khác là Mail Merge, là 1 trong tính năng bao gồm sẵn vào Microsoft từ hầu hết phiên phiên bản rất lâu, từ version 2003 đến version 2019. Kĩ năng này đã giúp cho quá trình soạn thảo văn bạn dạng để giữ hộ thư mời được trở nên chanh chóng, huyết kiệm thời hạn đáng kể, ráng vì đề xuất nhập thủ công mất không ít thời gian. Vị vậy, một trong những bạn khi đã nghe biết tính năng này trong word thì chúng ta đó hết sức thích sử dụng. Trong bài này, mình sẽ hướng dẫn thực hiện cách trộn thư vào word phiên bạn dạng 2013.
2.Hướng dẫn giải pháp trộn thư vào word 2013.
Giả sử chúng ta có mẫu mã thư mời gồm những thông tin về: bọn họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh như hình bên dưới.
cách trộn thư trong Word 2013Và file tài liệu excel như sau:
Cách thực hiện quá trình như sau:
Bước 1: Mở mẫu thư mời, trên thanh Ribbon các bạn chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: lộ diện hộp thoại Mail Merge làm việc phía bên bắt buộc Word, các các bạn sẽ có 5 chọn lựa như sau.
Email messenger: tin nhắn email
Envelopes: Bìa thư, phong bì
Labels: Nhãn, nhãn vở
Directory: Danh mục, thư mục
Tùy vào nhu yếu sử dụng mà các bạn chọn anh tài tương ứng, thường gặp gỡ nhất vẫn là Letters (thư mời).
Tiếp theo các bạn nhấn Next: Starting Document để tới cách tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục, bọn họ sẽ có 3 chọn lựa như hình.
Start from a template: bắt đầu 1 bản mẫu
Start from existing document: ban đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên
Như ở trên chúng ta đã gồm sẵn mẫu mã thư mời buộc phải sẽ lựa chọn Use the current ducument với nhấn chọn Next: Select recipient.
Bước 4: Tiếp theo, bọn họ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong tệp tin Word theo từng hàng, và chúng ta cũng có 3 lựa chọn.
Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook
Type a new list: tạo nên danh sách mới
Thông thường thì chúng ta đã tạo sẵn danh sách rồi với thường thực hiện file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list cùng nhấn vào Browse để trỏ tới tệp tin danh sách.
Bước 5: hộp thoại Select table mở ra, chúng ta chọn đúng sheet chứa tài liệu và thừa nhận OK.
Bước 6: họ sẽ có 1 danh sách khách hàng mời, phần option họ cũng có một số lựa chọn.
Filter: lọc ra đầy đủ danh sách cần thiết trong list dài
Find duplicates: tìm những tài liệu giống nhau nhằm xóa đi
Validate adress: chứng thực địa chỉ
Thông thường bọn họ sử dụng nhân tài sort, tiếp nối là filter nhằm lọc lại tài liệu cần thiết.
Giả sử tại đây mình thanh lọc thử dữ liệu, chỉ mời đều khách nam nữ là Nam cùng năm sinh to hơn hoặc = 1988.
cách trộn thư trong Word 2013Chúng ta đang thử coi kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu như khách hàng không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở về danh sách khoác định ban đầu.
cách trộn thư trong Word 2013Bước 8: liên tục nhấn Next: Write your letter.
cách trộn thư trong Word 2013Bước 9: Tại cách này bọn họ sẽ chọn More items để xử lý.
cách trộn thư trong Word 2013Cụ thể, các bạn nhấn bé trỏ con chuột vào vị trí bắt buộc chèn trên mẫu mã thư với các trường tương ứng, rồi chọn trong list Database Fields và nhấn Insert.
cách trộn thư vào Word 2013Bước 10: sau khoản thời gian chèn hết họ sẽ gồm dạng như sau, đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word ban đầu trộn thư.
cách trộn thư trong Word 2013Bước 11: sau khi trộn thư xong, chúng ta có thể xem trước kết quả bằng phương pháp click vào những mũi thương hiệu trước sau để xem kết quả. Nếu tất cả đã bao gồm xác, các bạn nhấn Next: Complete the merge.
cách trộn thư trong Word 2013Bước 12: Cuối cùng, họ đã xong việc trộn thư trong Word 2013, các chúng ta có thể chọn 2 gạn lọc sau.
Print: In toàn bộ các thư mời sẽ trộn raEdit individual letters: chỉnh sửa thêm tin tức cá nhân
Lưu ý: Trong tệp tin Excel nên làm chứa nội dung nên trộn, vào dòng thứ nhất trong Excel, chỉ gồm chứa tiêu đề những trường không chứa dòng trống phía bên trên để bài toán trộn thư diễn ra kết quả hơn. Tùy thuộc theo nhu cầu, các chúng ta có thể in toàn bộ các thư mời tốt xem lại và sửa đổi lại những thông tin làm sao cho chính xác.
Xem thêm: Tổng Hợp Những Câu Nói Buồn Về Cuộc Đời Buồn, Tâm Trạng Mệt Mỏi
Như vậy, mình đã hướng dẫn xong xuôi cách trộn thư vào word 2013. Hy vọng, với bài viết này đã giúp các bạn làm việc công dụng hơn, tiết kiệm thời rộng trong công việc của mình. Nếu các bạn có bất kể thắc mắc nào thì nên để comment phía bên dưới nhé.