Trong phần này mình sẽ giới thiệu với các bạn toàn bộ cách định dạng văn bản trên MS Word 2010, 2013 gồm:
1. Định dạng trang văn bản3. Căn chỉnh đoạn văn bản (Paragraph)4. Định dạng cột, Tabs5. Bullets, Numbering, Multi
Level List7. Tạo khung, màu nền, nền bảo vệ cho văn bản
1. Định dạng trang văn bản
1.1 Căn lề cho văn bản
Để căn lề cho văn bản ta làm như sau: Tab page Layout -> Group Page Setup -> Margins. Có một số định dạng đặt lề do Word hỗ trợ, ta có thể chọn 1 trong các định dạng đó. Nếu như ta muốn đặt lề theo chỉ số khác ta có thể click vào tùy chọn “Custom Margins” được hình sau:
1.2 Thay đổi chiểu, kích cỡ giấy của trang văn bản
Ta có thể xoay trang giấy của ta theo chiều dọc hoặc chiều ngang trang giấy bằng cách: Tab page Layout -> Group Page Setup ->Orientation.Để thay đổi kích cỡ giẫy (mặc định là giấy A4) ta làm như sau: Tab page Layout -> Group Page Setup ->Size.
Bạn đang xem: Định dạng văn bản word 2010
2. Định dạng Font cho văn bản
Để định dạng cho một đoạn văn bản ta bôi đen đoạn văn bản đó (cho toàn bộ văn bản dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + A). Trong thẻ Home sẽ giúp ta làm điều đó.Khi bôi đen đoạn văn bản sẽ hiển thị thanh công cụ mini giúp ta chỉnh sửa nhanh như sau:
Chữ in đậm:
Nhấn vào nút Bold (B) trên thanh công cụ miniSử dụng phím tắt Ctrl + BClick vào nút Bold (B) trên group Font của thẻ Home
Chú ý: Làm tương tự nếu muốn bỏ in đậm
In nghiêng: Thực hiện tương tự như in đậm, thay vị click nút Bold ta nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl + I).
Gạch dưới đoạn văn bản: Thực hiện tương tự như in đậm, thay vị click nút Bold ta nhấn nút Under
Line(phím tắt Ctrl + U).Kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu nền: Trên thanh công cụ mini và group Font của tab Home ta làm như hình dưới để thay đổi.
Chỉ sổ trên, chỉ số dưới:
Với những công thức như: A2 + B2 = C2 hay H2SO4 thì ta không cần thiết phải sử dụng công thức toán học để đánh, mà ta có thể sử dụng chỉ số trên và chỉ số dưới như sau:
Chỉ số trên: Ctrl + Shift + =Chỉ số dưới: Ctrl + =Lưu ý: Để trở lại trạng thái bình thường ta làm lại một lần nữa như vậy.
Hoặc ta có thể sử dụng nút lệnh như hình vẽ dưới đây:
Tùy chỉnh tính năng khác:
Để tùy chỉnh thêm đoạn văn bản đã được bôi đen, Click vào mũi tên phía dưới cùng bên phải của Group Font trong thẻ Home ta được như sau:
Tại group Font này ta có thể tùy chỉnh thêm một số chức năng ít sử dụng.
Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự:
Để thay đổi khoảng cách giữa các ký tự, ta vào group Font như hình trên và chọn tab Advanced được hình dưới:
3. Căn chỉnh đoạn văn bản (Paragraph)
Paragraph chỉ một đoạn văn bản. Khi ta cần căn chỉnh Paragraph trong word hỗ trợ cho ta một group là “Paragraph”, bên trong cho phép ta căn chỉnh khoảng cách các dòng, thụt đầu dòng, căn lề, màu nền ….
3.1 Căn chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang (Left – Right)
Bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh, Tùy chỉnh Group Paragraph trong tab Home như sau:
3.2 Căn chỉnh văn bản theo chiều dọc
Để căn chỉnh theo chiều dọc ta làm như sau:
Trên thanh Ribbon chọn Tab Page Layout -> Click mũi tên phía dưới bên phải của Group Page Setup.Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Layout như hình vẽ:
3.3 Tùy chỉnh cho đoạn văn bản
Để hiệu chỉnh dòng trong một đoạn văn bản đã được bôi đen ta làm như sau:
Click vào mũi tên phía dưới bên phải của Group Paragraph trong thẻ Home (hoặc thẻ Page Layout) ta được hộp thoại Paragraph và điều chỉnh:
Trong mục Line spacing có các lựa chọn sau:
Single (dòng đơn): hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống này tùy thuộc vào font chữ mà ta sử dụng.1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơnDouble: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn.At least: Xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng.Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó ta tăng giảm cỡ chữ.Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà ta chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1,3 nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 30% so với dòng đơn
4. Định dạng cột, Tabs
4.1 Định dạng cột
Một đoạn văn bản mà ta muốn chia ra thành nhiều cột (mặc định văn bản ban đầu là 1 cột) ta làm như sau:
Cách 1: Đoạn văn bản đã được soạn trước rồi mới chỉnh sửa.
Bôi đen đoạn văn bản cần chia. Tại tab Page Layout, trong Group Page Setup chọn các mẫu columns (các mẫu cột) như hình dưới:
Để có thể tùy chỉnh các cột theo yêu cầu riêng của mình, ta click vào “More Columns” trong hình trên, được tùy chọn như hình dưới:
Cách 2: Định dạng cột xong mới soạn thảo văn bản
Chọn các mẫu cột như cách 1. Sau đó nhập văn bản vào.Nếu muốn ngắt sang cột khác thì sử dùng: Tab Page Layout -> Group Page Setup -> Breaks -> Clumn.4.2 Định dạng Tabs (điểm dừng)
Mốc dừng Tab là các vị trí dừng của con trỏ khi ta bấm phím Tab để gõ vào vănbản từ đó.
Làm việc với Tab nhằm mục đích thay đổi lề cho đoạn văn bản được chọn một cáchnhanh chóng. Để sử dụng tab ta bật thước kẻ đo chiều ngang của văn bản (phía trên văn bản), có thể thay đổi đơn vị đo của văn bản.
Hiển thị thanh Ruler: Trong Tab View tick chọn command “Ruler” trong Group “Show” như hình vẽ dưới đây:
Cài đặt tabs: Ta click đúp vào thanh thước kẻ (ruler) vừa cho hiển thị ở phía trên, sẽ được lựa chọn Tabs như sau:
Với 1 đoạn văn bản có nhiều tab, khi ta sử dụng tab (trên bàn phím) sẽ nhận lần lượt giá trị tab từ thấp lên cao. Tùy từng trường hợp cụ thể mà ta có thể chọn trong các loại tab sau (trong mục Alignment của bảng Tabs):
Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi nhập liệu.Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text khi nhập liệu.Tab phải: Nằm bên phải cuối đoạn text, khi nhập liệu đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.Tab thập phân: Những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí khi đặt tab này.Bar tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab.5. Bullets, Numbering, Multi
Level List
Để trình bày văn bản theo List, Office Word hỗ trợ 3 định dạng Bullets, Numbering và Multi
Level List. Các command này nằm trong Group “Paragraph” thuộc Tab “Home”.
5.1 Bullets và Numbering
Chia văn bản thành các cấp (các item cấp cha, cấp con. …):
Bullets: Chia văn bản thành cấp với các ký tự được sử dụng trong Symbol hay picture. Nếu chúng ta muốn sử dung các ký hiệu khác thì có thể vào mục ‘Define New Bullet…” để lựa chọn thêm các Bullet mới.
Numbering: Đánh địa chỉ các cấp của các item theo chỉ mục số hoặc chỉ mục chữ cái. Nếu không muốn các lựa chọn gợi ý trong mục “Numbering Library” ta click vào “Define New Number Format…”.
Lưu ý: Các Bullet và Numbering không có một định dạng chuẩn nhất định. Đôi lúc các định dạng do Word hỗ trợ không làm vừa lòng người dùng. Ta có thể tạo một List riêng cho riêng cá nhân mình dụng bằng cách sử dụng Multi
Level List.
5.2 Multilevel List
Multilevel List bao gồm cả 2 phần Numbering và Bullets như trên hình vẽ.
Level List
Ta có thể tự định nghĩa cho mình 1 list sử dụng tùy biến theo ý mình bằng cách: Click “Define New Multilevel List …” trong hình trên ta được:
Định nghĩa Multilevel List
6. Header, Footer, Page Number
Để tạo 1 Header và Footer (tiêu đề đầu và cuối cho trang văn bản) ta làm như sau:
Cách 1: Tab Insert -> Group Header & Footer -> Sử dụng các command trong group.Cách 2: click trực tiếp vào phần trên và phần dưới của trang văn bản để viết Header và Footer.Để xóa bỏ Header hoặc Footer: Click vào header trong Group Header & Footer -> Remove header.
Đánh dấu trang: Insert -> Group Header & Footer -> Page Number. Rồi chọn vị trí đặt của số trang.
7. Tạo khung, màu nền, nền bảo vệ cho văn bản
7.1 Tạo khung cho văn bản
Để tạo khung cho văn bản ta làm như sau: Tab page Layout -> Group Background -> Page Borders
7.2 Màu nền cho văn bản
Để tô màu nền cho văn bản ta làm như sau: Tab page Layout -> Group Background -> Page Color -> chọn màu thích hợp.
7.3 Water
Mark (đóng dấu bản quyền, nền bảo vệ văn bản)
Để tạo một ảnh (đoạn text hoặc hình ảnh) trong suốt, xuất hiện phía sau văn bản trong tài liệu ta sử dụng tính năng watermark như sau: Tab page Layout -> Group “Page Background” -> command “Watermark”. Để tùy chỉnh bạn lựa chọn “Custom Watermark” ta được:
8. Drop Cap – Tạo chữ cãi đặc biệt ở đầu đoạn
Để tạo hiệu ứng nhấn mạnh chữ cái của từ đầu tiên của dòng giống như đọc 1 bài báo, Chữ cái thường chiếm 2-3 dòng. Để làm được điều đó ta sử dụng tính năng Drop Cap trong word như sau: Tab Insert -> Group Text -> Command Drop Cap. Có 2 tùy chọn cho Drop Cap là: Dropped và In margin như trên hình vẽ. Mặc định số dòng mà Drop sử dụng là 3.
9. Tìm kiếm và thay thế
Trong tab Home -> Group Editing. Hỗ trợ cho ta chức năng tìm kiếm (Find) và Thay thế (Replace). Khi click vào Replace ta được hình sau:
Nhập từ cần tìm vào mục “Find what”, nhập từ cần thay thế vào mục “Replace with”. Nhấn vào button “Replace” để thay thế 1 từ sau khi tìm được, nhấn vào button “Replace all” để thay thế toàn bộ các từ tìm được. Vào button “More>>” để thực hiện tùy chỉnh thay thế nâng cao.
Tương tự với tab Find trong hình trên. Ta có các ký tự đại diện trong khi tìm kiếm như sau:
Trong tab Go to: Nhập trang ta cần di chuyển tới thì word sẽ nhảy tới trang tương ứng.
Để có một file worddễ đọcbạn cần định dạng văn bản chuẩn để cho văn bản của bạn được hoàn chỉnh đẹp mắt về hình thức rõ ràng về bố cục, bạn cần phải định dạng những gì và định dạng như thế nào? Hãy theo dõi bài viết hướng dẫncách định dạng văn bản trong Word 2010dưới đây để có được những file word chuẩn đẹp nhất cho mình.
1. Định dạng văn bản trong wordlà gì?
Khi làm việc với word, định dạng văn bản là yếu tố vô cùng quan trọng giúp cho văn bản word chuẩncủa bạn trông chuyên nghiệp mà ấn tượng hơn. Hiểu một cách đơn giản, định dạng văn bản là việc trình bày bố cục, phần văn bản theo từng thuộc tính riêng biệt với nhau.
2 Lệnh định dạng Word chuẩn:
- Định dạng đoạn băn bản: những nội dung quan trọng được nhấn mạnh thông qua việc thể hiện hình thức, cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung trọng tâm
- Định dạng ký tự: làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản để người đọc dễ nhìn.
2. Định dạng trang cho văn bản
Đây là định dạng đầu tiên cũng làđịnh dạng chuẩn trong word mà bạn cần phải thực hiện cho cả trang của mình.
1.1. Căn lề vàkích thước cho văn bản
Để căn lề chuẩn, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở file word bạn cần định dạng, trên thanh công cụ bên trên chọn vào tab Layout. Tiếp tục chọn Size để căn lề chuẩn cho văn bản.
Căn lề văn bản - Hình 1
- Bước 2: Trong nhóm Page setup chọn Margins để chọn định dạng căn lề có sẵn bên dưới mục thả xuống, nếu muốn định dạng theo các thông số khác chọn Custom Margins… để tùy chỉnh lề theo các kích thước mong muốn:
Căn lề văn bản - Hình 2
Tỷ lệ căn lề, kích thước chuẩn cho văn bản như sau:
- Lề trên được căn khoảng từ 2 đến 2.5 cm
- Lề dưới được căn lề từ 2 đến 2.5 cm
- Lề trài cách méo trái từ 3 đến 3.5 cm
- Lề phải có độ căn lề từ 1.5 đến 2 cm.
- Bước 3: Bạn chọn vào mục Orientation để chỉnh sửa khổ giấy của văn bản. Trong đó:
+ Portrait để chọn khổ dọc
+ Landscape để chọn khổ ngang.
Căn lề văn bản - Hình 3
1.2. Thay đổi kích cỡ, chiều văn bản
- Để xoay trang giấy của văn bản theo chiều mong muốn chọn click lần lượt theo các thao tác sau chọn vào trên thanh menu Page Layout. Trong mục Page setup chọn Orientation chọn trang giấy của bạn xoay ngang hoặc xoay dọc ở Portrait và Landscape.
- Thay đổi kích cỡ trang giấy: chọn Size trong Page setup của Page Layout thường mặc định chọn là kích cỡ A4.
Định dạng trang văn bản
Hướng dẫn định dạng trang văn bản
2. Định dạng Font chữ trong Word
Định dạng fontcũng là một định dạng văn bản chuẩn, bạn cần định dạng cho chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, kiểu cỡ chữ, màu chữ, nền chữ,... những định dạng này có trong hết ở nhóm Font của tab file trên thanh menu, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản hay chữ nào đó và chọn các định dạng bạn muốn sao cho phù hợp với bài viết của bạn.
Định dạng Font chữ cho trang mới
Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Trên thanh công cụ của văn bản Worrd, bạn mở cửa sổ định dạng Font chữ bằng cách vào thẻ Home.
Định dạng font chữ - Hình 1
- Bước 2: Trong giao diện cửa sổ Font, bạn chọn Font chữ mà mình muốn rồi nhấn OK để hoàn thành.
Định dạng font chữ - Hình 2
Định dạng khoảng cách các chữ
- Bước 1: Mở cửa sổ Font bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + D. Sau đó chọn Advanced.
Định dạng khoảng cách chữ - Hình 1
- Bước 2: Trong mục Character Spacing, bạn thiết lập khoảng cách chữ theo các lựa chọn như sau:
- Normal: Bình thường.
- Expanded: Khoảng cách rộng hơn bình thường.
- Condensed: Thu hẹp khoảng cách chữ lại.
Định dạng khoảng cách chữ - Hình 2
- Bước 3: Nhấn Ok để hoàn thành.
Định dạng khoảng cách chữ - Hình 3
Sao chép định dạng bằng Format Painter
- Bước 1: Bạn bôi đen đoạn văn bản trong Word cần định dạng.
- Bước 2: Sau khi bôi đen văn bản, bạn chọn mục Formar Painter
Home.
- Bước 3: Kết quả sau khi định dạng.
3. Định dạng văn bản trong wordbằng chức năng
Paragraph
3.1. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang
Chọn vào đoạn cần định dạng:
- Để căn giữa, căn trái, căn phải, căn 2 bên lựa chọn ở mục 1
Chỉnh đoạn văn bản theo chiều ngang
- Di chuyển đoạn văn bản sang phải, trái lựa chọn ở mục 2
3.2. Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
- Bước 1: Trên thanh menu chọn vào Page Layout click vào ký hiệu mũi tên bên góc phải bên dưới của mục Page setup để mở ra hộp thoại Page Setup:
Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
- Bước 2: Trong hộp thoại Page setup chọn vào mục Layout, chọn vào trong phần Vertical alignment chọn vào:
- Top: để căn trên.
- Center: để căn trung tâm.
- Justified: căn đều giữa các dòng văn bản.
- Bottom: căn dưới
Chỉnh đoạn văn bản theo chiều dọc
4. Định dạng cột
Định dạng cột là một định dạng văn bản chuẩn. Để tạo cột cho đoạn văn bản, chọn vào đoạn văn bản đó, sau đó nhấp vào Page Layout > Columns và chọn vào các số cột như trong mục đã hiểu thị và nếu bạn muốn tùy chỉnh theo cách khác thì nhấp chọn More columns:
Định dạng cột
5. Bullets, Numbering, Multi
Level List
Định dạng này bạn chọn vào tab home > paragraph chọn 1 định dạng Bullets, 2 Numberingđịnh dạng vào , chọn 3 định dạng Multi
Level List
Bullets, Numbering, Multi
Level List
6. Header, Footer, Page Number
Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho văn bản chọn vào Insert trên thanh menu và chọn sử dụng các command trong nhóm Header & Footer:
Header, Footer, Page Number
7. Tạo chữ cái đặc biệt ở đầu đoạn
Việc làm này làm cho văn bản bài viết của bạn thêm phần sống động hơn giống như ở trong bài viết của tờ báo cũng hay có những chữ cái nổi ngay phần đầu mỗi bài viết. Để có thể tạo được chữ cái đặc biệt Insert > Text > Drop Cap > chọn kiểu định dạng chữ đặc biệt bạn muốn trong hộp thoại Drop Cap.
Tạo chữ cái đặc biệt
8. Định dạng văn bảntrong word bằng nút mũi tên
- Bước 1: Trên thanh Menu, bạn chọn vào Layout, sau đó bạn thiết lập trang bằng cách nhấn vào Page Setup với biểu tượng hình mũi tên.
Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 1
- Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, bạn chọn Margins và điều chỉnh các thông số theo kích thước lề chuẩn của khổ giấy A4. Trong đó:
+ Top:Căn lề trên
+ Bottom:Căn lề dưới
+ Left:Căn lề trái
+ Right:Căn lề phải.
Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 2
- Bước 3: Nhấn Ok để hoàn tất
Định dạng văn bản bằng mũi tên - Hình 3
9. Định dạng văn bảntrong word bằng thước ngang
- Bước 1: Trên thanh công cụ của Word, bạn chọn View -> chọn Ruler
Định dạng văn bản bằng thước ngang - Hình 1
- Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề sang hai bên trái và phải là hoàn thành.
Định dạng văn bản bằng thước ngang - Hình 2
10. Định dạng văn bản trong word bằng cách dùng phím tắt
Bạn có thể tham khảo một số phím tắt cơ bản được dùng để định dạng văn bản trong Word như sau:
-Ctrl+B: Chức năng in đậm văn bản
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -1
-Ctrl+D: Để mở cửa sổ định dạng font chữ.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -2
-Ctrl+I: Chức năngin nghiêng font chữ
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -3
-Ctrl+U: Chức nănggạch chân font chữ.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -4
- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ văn bản.
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -5
- Ctrl + Shift + : Gảm kích cỡ văn bản.
Xem thêm: 7 sao nam hàn quốc thích diện đồ khoe body 6 múi trên sân khấu
Định dạng văn bản bằng cách dùng phím tắt -6
Trên đây là những định dạng văn bản trong word để có một file word chuẩn và hợp lý, hy vọng từ đây bạn sẽ biết cách định dạng cho bài viết của mình để có thể tạo ra nhiều các bản word chuyên nghiệp nhất.Để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về tin học văn phòng mời bạn đọc tham khảo một số khoá học Wordhấp dẫn đang được nhiều người quan tâm hiện nay.