Một sự nghiệp thành công luôn mơ ước của bất kỳ ai, nhưng để thực hiện ước mơ đó, bạn cần phải biết cách quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả nhất. Một nhóm các chuyên gia tư vấn nghề nghiệp của tạp chí Tokyo Times đã đưa ra những lời khuyên sau với hy vọng giúp ích bạn phần nào trong công việc hàng ngày.
Bạn đang xem: Kỹ năng quản lý công việc
1. Dành chút thời gian vàng bạc để suy nghĩ về công việc
Đây là việc làm đầu tiên, và cũng là việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về công việc của mình để tìm ra những nguyên tắc làm việc nhất định: Buổi sáng, bạn nên làm gì trước tiên? Bạn nghỉ giải lao trong bao lâu? Bạn phân bố thời gian công việc như thế nào? Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi để trao đổi, trò chuyện với đồng nghiệp hay bạn chỉ biết lao vào công việc như một người mất trí để hoàn thành hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác?
Việc suy nghĩ này không làm bạn mất nhiều thời gian mà nó còn giúp bạn có được những nguyên tắc của riêng mình. “Làm việc theo nguyên tắc bao giờ cũng hiệu quả hơn nhiều so với làm việc theo sự vụ”- Bill Gates, ông chủ của Microsoft đã đúc kết.
2. Phải có sức khoẻ tốt để làm việc
Dù bạn có thông minh và tài năng đến đâu, nhưng bạn không có đủ sức khoẻ để làm việc thì bạn không thể nào thành công trong sự nghiệp được. Một cơ thể khoẻ mạnh là nền tảng để bạn có thể theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc.
Những buổi tập thể dục vào buổi sáng hay tập thể hình sau giờ làm việc thường được nhiều người lựa chọn để tăng cường sức khoẻ của mình. Ngoài ra chế độ ăn uống, nghỉ ngơi hợp lý cũng rất quan trọng đối với sức khoẻ của bạn.
3. Lên thời gian biểu cho những công việc sẽ làm
Thông thường, mỗi người đều có những công việc khác nhau và nhiệm vụ trong từng ngày cũng khác nhau. Để làm việc một cách có hiệu quả, bạn nên nghĩ đến những nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm, như chuẩn bị các cuộc họp hay các cuộc hẹn hay trả lời thư. Bạn sắp xếp công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu, thì bạn sẽ thực hiện nó càng dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và để lịch công việc đó ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ, ví dụ viết vào quyển sổ tay của bạn hoặc là cài đặt vào trong máy tính của bạn. Hiện có nhiều phần mềm cho phép bạn làm điều đó, như Outlook của Microsoft chẳng hạn. Bạn cũng có thể làm như vậy để sắp xếp lịch tuần hay lịch tháng của bạn.
Hãy dành ra 15 phút cuối ngày thứ sáu hàng tuần để nghĩ đến lịch làm việc cho tuần tới rồi lên kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, cuối mỗi tháng bạn nên lập kế hoạch cho 30 ngày tiếp theo và đề ra những mục tiêu trong công việc. Việc sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn thực hiện được công việc tốt hơn, đồng thời mang đến cho bạn một động cơ thúc đẩy mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng những người chưa bao giờ nghĩ đến thất bại luôn là những người thất bại trong việc lập kế hoạch.
4. Đặt cho mình những giới hạn hoàn thành công việc
Bạn nên đặt ra kỳ hạn cuối cùng cho những nhiệm vụ của mình. Những giới hạn phải có “tham vọng”, nhưng phải thực tế để bạn có thể hoàn tất mọi việc một cách tốt nhất. Nếu bạn không ghi ra giấy những nhiệm vụ phải hoàn thành, thì bạn sẽ không có quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Thậm chí, nếu việc đặt ra thời gian không phải là cấp thiết và công ty từ trước đến nay vẫn hài lòng với những gì bạn làm được, thì bạn cũng nên thực hiện công việc theo đúng hạn định đề ra. Nếu bạn làm việc trong một tập thể thì yêu cầu mọi người theo sát kế hoạch. Ở mọi công ty đều có những người quan liêu, bảo thủ, trì trệ trong việc thực hiện các dự án, vì thế chúng tôi cũng khuyên bạn nên thực hiện phần việc của mình và không gây ra những rắc rối đáng tiếc.
5. Nơi làm việc cũng rất quan trọng
Nếu phòng bạn là một không gian sạch sẽ, bạn sẽ thấy tinh thần sảng khoái và bạn sẽ làm việc tốt hơn rất nhiều. Sự bừa bãi của những vật dùng văn phòng và hàng đống giấy tờ không có thứ tự có thể gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của bạn. Một khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ rất có lợi, do đó bạn cần dành ra ít phút mỗi ngày để thu xếp và dọn dẹp. Bạn nên tập cho mình thói quen này.
Để làm được điều đó, bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi buổi làm việc để thu dọn những thứ giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo trật tự vào một chỗ dễ thấy và dễ nhớ. Nếu bạn không phải là người gọn gàng, sạch sẽ, bạn hãy vứt bỏ những thứ không cần thiết và hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa. Thực hiện quy định một tháng dọn dẹp giấy tờ một lần: nếu hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ khi lần cuối cùng bạn sử dụng loại giấy tờ đó thì bạn có thể yên tâm vứt chúng ra khỏi chỗ làm việc của bạn.
6. Đừng làm việc đến quên cả thời gian nghỉ ngơi
Có thể bạn không biết rằng, chỉ vài giây thư giãn trong lúc làm việc căng thẳng cũng sẽ rất có ích cho sức khỏe. Nếu phải làm việc hàng giờ liền, thì bạn nên dành chút ít thời gian để cho đầu óc được nghỉ ngơi. Những lúc này, gọi điện cho người thân hay nghĩ đến bữa tối với những món ngon lành cũng rất có lợi đấy. Bạn đừng cho rằng việc này sẽ có ảnh hưởng bất lợi khi nó gây ra sự gián đoạn nhất thời trong lúc bạn đang có gắng hoàn thành một công việc quan trọng nào đó. Và lời khuyên tốt nhất là bạn đừng để đầu óc bị kéo quá căng, bởi nếu thế rất dễ dẫn đến stress và các bệnh tim mạch khác ảnh hưởng công việc và sức khoẻ của bạn sau này.
Bạn hãy cân nhắc về điều đó và rất có thể bạn sẽ thấy công việc của bạn tiến triển hơn rất nhiều.
7. Đứng quên yếu tố máy móc
Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ khiến bạn không thể đứng ngoài “vùng phủ sóng” của nó. Việc sử dụng máy móc hỗ trợ giờ đây rất có lợi đối với công việc của bạn, cho dù bạn làm việc trong bất cứ lĩnh vực nào đi chăng nữa. Quả thật, một máy tính tốc độ cao, dung lượng lớn hay một chiếc PDA thế hệ mới sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.
Làm việc trong một môi trường máy móc, công việc cũng sẽ được thực hiện suôn sẻ hơn so với khi bạn làm việc thủ công cùng hàng “núi” giấy tờ xếp cao ngất trời bên cạnh. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng công nghệ máy móc chỉ là những phương tiện giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn sử dụng nó đúng mục đích và đúng thời gian thích hợp.
8. Biết lúc nào làm việc gì
Lời khuyên đặt ra là bạn nên: “Suy nghĩ vào buổi sáng để rồi làm việc hiệu quả vào buổi chiều cùng ngày”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của các nhà khoa học châu Âu cho thấy, mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh những nhầm lẫn hoặc sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào thời điểm trước bữa ăn trưa. Giả sử bạn phải viết một báo cáo tổng quát thì bạn phải hình dung về điều đó ngay sau khi bạn ngồi vào bàn làm việc.
Tuy nhiên, bạn lại nên sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hội ý vào gần trưa. Đây là thời gian tốt nhất cho chúng ta giao lưu trao đổi ý kiến với nhau. Chính vì thế, bạn hãy dành thời gian vào buổi sáng cho những nhiệm vụ đòi hỏi phải xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng, và dành thời gian trước bữa ăn trưa cho những việc ít quan trọng hơn.
9. Đừng ôm đồm mọi việc
Nếu bạn là nhà lãnh đạo thì bạn sẽ có một nhóm người để quản lý, uỷ quyền, nhờ vậy mà gánh nặng công việc của bạn sẽ giảm bớt. Nhưng nếu bạn là nhân viên, thì bạn cũng đừng quá lo lắng, điều quan trọng là bạn biết cách phát huy khả năng của đồng nghiệp để thực hiện công việc của bạn tốt hơn. Bạn nên xem xét công việc của bạn và xem xét xem liệu đồng nghiệp có thể hỗ trợ gì được cho bạn hay không. Nhiều khi sự nỗ lực tự giải quyết nhiệm vụ cũng rất quan trọng.
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể thường xuyên gặp các nhà quản lý để biết rõ hơn những gì mình phải làm và cách thức tiến hành sao cho những nhiệm vụ đó được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Nắm được điều này sẽ có ích cho bạn rất nhiều khi bạn phải tự lo liệu công việc của mình, từ đó giúp bạn lập ra chương trình làm việc hiệu quả.
10. Đừng cố gắng quá sức.
Mọi người đều muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để được thăng tiến nhanh hơn- đối với nhân viên là lên chức trưởng phòng, còn đối với trưởng phòng là lên chức giám đốc. Nói chung, mỗi người đều có ước mơ thành đạt khác nhau. Nhưng để có được mục tiêu của mình, họ luôn có một điểm chung là gắng sức và gắng sức hơn nữa trong công việc. Điều đó nhiều khi khiến mọi người làm việc quá sức.
Sẽ rất tai hại nếu bạn bị ốm vì làm việc quá sức, bởi khi đó bạn không những không hoàn thành được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc khác nữa. Bạn nên có sự “thả lỏng” hợp lý khi làm những công việc căng thẳng.
Tóm lại, hiệu quả công việc nằm trong tay bạn, bạn chỉ cần suy nghĩ và tìm cách thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn nên phân tích những gì bạn làm vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời cắt bớt những chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự nỗ lực và kiên trì là vô cùng cần thiết. Không có nỗ lực nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không nỗ lực mới là những người ngớ ngẩn. Người sáng lập hãng máy tính lớn nhất thế giới, Micheal Dell, đã từng nói: “Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất”.
Kỹ năng quản lý công việc là điều quan trọng để hoàn thành tốt công việc trong khoảng thời gian nhất định. Cùng một lượng công việc, người có kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp tốt sẽ thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn. Vậy nhân viên cần trang bị những kỹ năng nào?
5 Kỹ năng quản lý công việc cần trang bị để đạt kết quả tốt nhất.
1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng cá nhân sử dụng để tổ chức, sắp xếp và thực hiện các công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quản lý công việc là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần trang bị để có được hiệu suất công việc tốt nhất.
Cùng một lượng công việc được giao, nếu không biết cách sắp xếp hợp lý, nhân viên khó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và có thời gian nghỉ ngơi. Ngược lại, người có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc hiệu quả để dành thời gian cho các công việc, hoạt động khác.
2. 5 Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Những kỹ năng quản lý công việc cá nhân nào cần trang bị để hoàn thành công việc hiệu quả nhất?
Kỹ năng lên kế hoạch
Phần lớn những công việc mà bạn cần thực hiện trong ngày đều ít nhiều có mối liên hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau. Vì vậy, việc lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ công việc và cho từng công việc là điều quan trọng để “hệ thống hóa” các công việc của mình.
Lên kế hoạch để tổ chức thực hiện công việc.
Lên được kế hoạch chi tiết, bạn sẽ phân loại và sắp xếp được những công việc nào cần thực hiện trước, những công việc nào có thể thực hiện sau. Sau khi phân loại, bạn sẽ có định hướng để hoàn thành từng công việc. Việc lên kế hoạch công việc nên thực hiện vào đầu ngày hoặc đầu mỗi buổi làm việc, thực hiện trước khi bắt tay vào làm.
► Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc
Mỗi ngày, mỗi người chỉ có 24 tiếng nhưng tại sao có người hoàn thành được hết công việc còn có những người luôn bị thiếu thời gian? Đó là sự khác biệt giữa những người có kế hoạch làm việc và biết đặt giới hạn thời gian (deadline) và những người không lên kế hoạch cụ thể.
Việc đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc sẽ tạo động lực thúc đẩy thực hiện công việc, tránh tình trạng lề mề, trì hoãn thời gian. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành đúng thời hạn được giao.
Kỹ năng nhắc nhở công việc
Việc phải thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian có thể khiến đôi lúc bạn bị quên đi nhiệm vụ quan trọng đang cần làm. Vì vậy, mặc dù đã có kế hoạch công việc cụ thể, bạn vẫn nên có hệ thống nhắc nhở.
Sử dụng các ứng dụng nhắc nhở công việc
Nếu là cấp quản lý, bạn có thể nhắc nhở các nhân viên về nhiệm vụ được giao. Nếu làm việc nhóm, bạn có thể nhắc nhở các đồng nghiệp cùng nhóm. Đối với công việc của bạn, bạn có thể tự tạo các loại giấy ghi chú, lời nhắc trên điện thoại hoặc sổ ghi chú, các ứng dụng ghi chú trên word hoặc excel,...
Kỹ năng đánh giá kết quả công việc
Đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn biết được những việc gì đã làm, chưa làm và kết quả hoàn thành có đạt yêu cầu hay không. Đây là căn cứ quan trọng để bạn điều chỉnh kế hoạch, phương hướng thực hiện công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc
Công nghệ thông tin bao gồm nhiều phát minh hữu ích nhằm cải tiến công việc. Bạn có thể tìm hiểu các ứng dụng của công nghệ nhằm quản lý và thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng.
Các ứng dụng trên điện thoại thông minh, máy tính bảng về quản lý công việc sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc, tốn ít công sức hơn. Trong đó, sử dụng các phần mềm quản lý công việc được coi là giải pháp tối ưu để đạt hiệu quả tối đa trong công việc.
Cloud
Office là hệ thống văn phòng điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. Cloud
Office cung cấp nhiều chức năng ưu việt trong đó có quản lý và điều hành công việc.
Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng để quản lý công việc, Cloud
Office đã tích hợp nhiều tiện ích trên hệ thống, giúp cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên đều có thể theo dõi và thực hiện công việc hiệu quả.
Các chức năng mà Cloud
Office cung cấp bao gồm:
Xem thêm: Huỳnh Hiểu Minh Và Trần Kiều Ân, Xót Xa Chuyện Tình Huỳnh Hiểu Minh
Trên đây là tổng hợp 5 kỹ năng quản quản lý công việc cần trang bị để đạt hiệu quả tốt nhất. Trong đó, sử dụng các phần mềm để quản lý công việc như Cloud
Office là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp tham khảo.
Quý doanh nghiệp cần tham khảo thêm thông tin về giải pháp quản lý tài liệu Cloud
Office, vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN