Đối với các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, công việc quản lý bán hàng sẽ đòi hỏi sự đơn giản và nhanh chóng. Do đó quản lý bán hàng bằng Excel là một phương pháp được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel một cách hiệu quả nhất.
Bạn đang xem: Quản lý bán hàng bằng excel đơn giản
1. Mục tiêu cần có của việc quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel
Cũng như những công cụ quản lý bán hàng khác, file Excel được sử dụng với mục đích giúp theo dõi và kiểm soát các hoạt động bán hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất, thay thế cho sổ theo dõi bán hàng. Để đạt được kết quả tốt nhất với file Excel quản lý bán hàng đơn giản, chủ cửa hàng cần hiểu được những mục tiêu của cách quản lý này.
MIỄN PHÍ dùng thử
1.1. Tổng hợp danh mục hàng hóa hiện có trong cửa hàng
Tổng hợp danh mục hàng hóa bằng Excel
Khi quản lý bán hàng bằng file Excel, chủ cửa hàng sẽ phải tổng hợp được danh mục hàng hóa trong cửa hàng. Từng mặt hàng sẽ được thống kê chi tiết với các thông tin về mã hàng hóa, số lượng xuất nhập tồn và đơn giá, giúp chủ cửa hàng nắm rõ số liệu cụ thể về hàng hóa. Điều này sẽ giúp hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát không đáng có cũng như hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc ra quyết định bán hàng chính xác.
Bên cạnh quản lý danh mục hàng hóa bằng excel thì sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí cũng rất được quan tâm. Rất nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho bán hàng.
Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn Phí tại đây để tự đánh giá phương án này nhé.
1.2. Thống kê được doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Một mục tiêu khác khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng đơn giản đó là thống kê được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cửa hàng. Những số liệu này phải được thể hiện đầy đủ và chi tiết theo từng ngày, từng tháng hay từng quý. Bởi chỉ khi có được dữ liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, chủ cửa hàng mới biết được chính xác tình hình bán hàng cửa hàng. Từ đó chủ cửa hàng có thể điều chỉnh cũng như lên kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng đơn giản
Mẫu file Excel quản lý bán hàng
Những hướng dẫn về cách quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel sau đây sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng hơn khi áp dụng phương pháp quản lý này cho cửa hàng mình.
2.1. Download file Excel quản lý bán hàng đơn giản
Thay vì tìm cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel, bạn có thể tham khảo mẫu file Excel quản lý bán hàng tại đây
File excel mẫu bảng doanh thu chi phí lợi nhuận, hay còn được biết đến là một công cụ thay thế sổ theo dõi bán hàng. Lập bảng excel có thể phức tạp nên Kiot
Viet đã chia sẻ miễn phí cho bạn mẫu excel bán hàng, bạn có thể tải về và thay thế các số liệu của cửa hàng mình vào.
Tổng hợp các mẫu file Excel MIỄN PHÍ khác:
Các mẫu file Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ
MIỄN PHÍ dùng thử
2.2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng
Để bắt đầu sử dụng file Excel quản lý bán hàng, chủ cửa hàng sẽ cần xây dựng các phần chính của file, bao gồm:
Danh mục sản phẩmNhập hàng
Xuất hàng
Báo cáo nhập xuất tồn
Doanh thu, chi phí, lợi nhuận2.2.1. Danh mục sản phẩm
Như đã chia sẻ, việc có danh mục hàng hóa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Do đó, chủ cửa hàng cần xây dựng danh mục bán hàng thật khoa học với những thông tin chi tiết như sau:
Tên hàng hóaLoại hàng hóa
Mã hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng hàng có trong kho
Một số mẫu file excel bạn có thể quan tâm:
2.2.2. Nhập hàng và xuất hàngNếu chủ shop đi tìm một phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn thì hãy dùng ngay Excel. Đối với mỗi giao dịch phát sinh, chủ cửa hàng sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý đơn giản và thuận lợi hơn. Mục này cần bao gồm những thông tin:
Ngày tháng phát sinh giao dịchChứng từ giao dịch
Mã hàng hóa, tên hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú2.2.3. Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
Để xem báo cáo về nhập xuất tồn hàng hóa trong cửa hàng, bạn sẽ cần sử dụng một số hàm Excel đơn giản như VLOOKUP, SUM, SUBTOTAL, SUMIF HAY SUMIFS. Bên cạnh đó, file Excel còn tích hợp tính năng xem theo thời gian giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi báo cáo mà không phải tạo file theo từng tháng.
2.2.4. Doanh thu, chi phí, lợi nhuậnVới phần này, chủ cửa hàng sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của cửa hàng cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng của cửa hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.
MIỄN PHÍ dùng thử
3. Những lựa chọn khác khi không quản lý bán hàng bằng Excel
Bên cạnh phương pháp quản lý bán hàng bằng Excel, chủ cửa hàng vẫn còn nhiều sự lựa chọn khác cho công việc quản lý bán hàng. Trong đó 2 phương pháp được nhắc đến khá nhiều đó là quản lý bằng sổ sách và quản lý bằng phần mềm.
3.1. Quản lý bán hàng bằng sổ sách
Đây là cách quản lý bán hàng thường được áp dụng bởi những cửa hàng nhỏ có hoạt động kinh doanh đơn giản. Tuy nhiên đây là phương pháp có nhiều bất cập và hạn chế so với quản lý bằng phần mềm bán hàng miễn phí, hiện nay quản lý bằng sổ sách không còn được ưa chuộng trong kinh doanh hiện đại. Đầu tiên quản lý bằng sổ sách rất cồng kềnh và khiến chủ cửa hàng tốn nhiều thời gian, công sức khi làm việc. Bên cạnh đó, nó hoàn toàn không có tính bảo mật, sổ sách có thể bị trộm hoặc bị hư hại, khiến cửa hàng mất hoàn toàn dữ liệu. Hơn nữa, trong trường hợp có sai sót xảy ra, việc rà soát số liệu cũng như thay đổi sẽ rất khó khăn và bất tiện..
3.2. Quản lý bán hàng bằng phần mềm Kiot
Viet
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ rất được ưa chuộng hiện nay, giúp công việc của các cửa hàng diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Dữ liệu trong phần mềm được cập nhật liên tục nhanh chóng, từ đó việc theo dõi và quản lý bán hàng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
QUẢN LÝ CHẶT CHẼ
Phần mềm quản lý bán hàng Kiot
Viet - Phần mềm bán hàng miễn phí dùng thử được thiết kế tích hợp nhiều tính năng thông minh như quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, theo dõi công nợ, tự động cập nhật báo cáo…giúp chủ cửa hàng tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
MIỄN PHÍ dùng thử
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Kiot
Viet
Hiện tại phần mềm quản lý bán hàng Kiot
Viet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG. Phần mềm bán hàng Kiot
Viet giúp bạn hoàn toàn THẢNH THƠI bán hàng:
MIỄN PHÍ đăng ký dùng thử
Video 2 phút giới thiệu qua về tính năng của Kiot
Viet
BÁN HÀNG NHANH CHÓNG
Không chỉ quản lý hàng hóa, thông tin khách hàng, nhà cung cấp, xem báo cáo tiện lợi, phần mềm bán hàng miễn phí dùng thử Kiot
Viet còn tích hợp với nhiều phần cứng hỗ trợ bán hàng như: máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, cân điện tử, màn hình cảm ứng, điện thoại, tablet,...từ đó việc bán hàng, thanh toán, in hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác, tăng hiệu quả bán hàng lên gấp nhiều lần.
File Excel quản lý bán hàng đơn giản được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn bởi sự đơn giản và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên xu hướng quản lý bán hàng hiện nay là sử dụng công nghệ để tối ưu chi phí, hạn chế thất thoát. Bạn cũng có thể chọn phương pháp quản lý bán hàng bằng phần mềm để giúp công việc quản lý nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn lựa chọn và áp dụng phương pháp quản lý phù hợp cho cửa hàng.
File Excel quản lý bán hàng chính là công cụ được rất nhiều chủ cửa hàng lựa chọn để quản lý sản phẩm. Lý do bởi Excel cực kỳ tiện lợi cho việc tạo biểu mẫu, cột và tính toán với các hàm có sẵn một cách chi tiết và thuận tiện.
Nếu như bạn chưa biết các tạo file quản lý bán hàng với Excel thì đừng quá lo lắng. Bài viết dưới đây, shthcm.edu.vn sẽ giúp bạn giải quyết và thực hiện tạo bảng một cách chi tiết nhất.
I. Lý do File Excel được sử dụng để quản lý
Quản lý bằng File Excel là phương pháp đầu tiên mà con người sử dụng để thay thế cho phương pháp sổ sách truyền thống. Việc này giúp các chủ shop nắm bắt thông tin về hàng hóa nhanh chóng và tốt hơn.
1.1. Dễ dàng thống kê chi tiết
Excel là công cụ được trình bày dưới dạng bảng tính. Việc quản lý sẽ được thông kê chi tiết dưới dạng bảng biểu, hàng cột. Bạn hoàn toàn có thể tự điều chỉnh, thiết kế theo đúng mong muốn và nhu cầu sử dụng. Từ việc tạo biểu kiểm kê hàng hóa, thông tin khách hàng, những mặt hàng cần nhập. Mọi thứ được hiển thị rõ ràng, đẹp mắt hơn việc sử dụng bằng sổ cách rất nhiều.
Dễ dàng thống kê chi tiết
1.2. Tiết kiệm công sức tính toán
Excel với những hàm tính toán có sẵn sẽ giúp bạn loại bỏ đi việc sai số khi ghi chép bằng sổ sách. Việc bạn cần làm đó là nhập liệu một cách thật chính xác và nắm bắt được hàm nào cần sử dụng. Excel sẽ tự động tính ra doanh thu 1 ngày tại cửa hàng của bạn một cách nhanh chóng.
Tiết kiệm công sức tính toán
1.3. Miễn phí sử dụng
Excel là công cụ được sử dụng trên toàn thế giới và trong nhiều ngành nghề khác nhau không chỉ gói gọn về quản lý bán hàng. Đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí.
Chỉ cần một chiếc máy tính, laptop và cài đặt Excel là có thể sử dụng được ngay mà không mất kỳ chi phí nào. Đây là công cụ phù hợp nếu như cửa hàng của bạn chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm bán hàng.
Miễn phí sử dụng
II. Hướng dẫn lập File Excel quản lý bán hàng
Để có thể tạo một file quản lý bán hàng bạn cần phải thực hiện các giai đoạn sau đây. Hãy thực hiện thật chính xác để tránh các sai lầm gặp phải trong tương lai.
2.1. Tạo Sheet dữ liệu
Bước 1:Mở một file dữ liệu mớiBước 2: Tạo 5 Sheet mới lần lượt với tên: TRANG CHỦ, NHẬP, DANH MỤC, BÁO CÁO.Bước 3:Thiết kế bảng biểu theo từng sheet như sau.Sheet NHẬP:
Gồm các thông tin: STT, Ngày, Mã hàng hóa, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá vốn, Khách hàng. Bạn có thể thêm các mục khác như Số chứng từ, Mã khách hàng SĐT,...
Tạo Sheet dữ liệu
Sheet DANH MỤC:
Đây là phần lưu trữ các thông tin chung về hàng hóa của bạn. Khi nhập xuất, chỉ cần điền mã hàng hóa thì các thông tin hàng hóa tự động hiển thị lên.
Tạo Sheet DANH MỤC
Sheet BÁO CÁO:
Trong Sheet này bạn cần chia các mục như Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu
Báo cáo tồn kho gồm: Tên Hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.
Sheet BÁO CÁO
2.2. Các hàm cần áp dụng để quản lý bán hàng bằng Excel
Để quản lý bán hàng bằng Excel, bạn cần phải ghi nhớ 3 hàm cơ bản sau:
Vlookup:Hàm tìm kiếm theo cột
Khi tiến hành nhập hàng, chỉ cần nhập mã hàng
Mọi thông tin về đơn vị tính, tên hàng, giá cả,... đều dễ dàng được tìm kiếm.
Sumifs: Tính tổng số lượng và thành tiền
Xuất điều kiện từ mã hàng
Xác định số lượng tồn kho cuối kỳ
Iferror:Giúp bạn quản lý file chuyên nghiệp hơn
III. 4 mẫu file excel quản lý bán hàng tốt nhất
Để giúp bạn dễ hình dung hơn và có được một file Excel quản lý hiệu quả hơn. Dưới đây là 4 mẫu ứng với từng Sheet để bạn lựa chọn và ứng dụng thực tiễn vào cửa hàng của bạn.
3.1. File quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa tại cửa hàng là quy trình không thể thiếu. Mọi sản phẩm, số lượng, giá thành đều được sắp xếp theo thứ tự và dễ dàng tra cứu như sau:
Số thứ tự
Tên sản phẩm
Mã sản phẩm
Đơn vị tính
Số lượng từng sản phẩm
File quản lý hàng hóa
3.2. File quản lý kho
FIle quản lý kho cực kỳ quan trọng với cửa hàng của bạn trong việc quản lý thông tin. Bạn sẽ dễ dàng nắm bắt, kiểm soát thuận lợi hàng hóa với các mục sau:
Thời gian phát sinh giao dịch
Chứng từ giao dịch
Tên sản phẩm
Mã sản phẩm
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú
File quản lý kho
3.3. File quản lý khách hàng
Kinh doanh bán hàng thì không thể bỏ qua việc quản lý thông tin khách hàng. Việc lập file này giúp bạn có được các giải pháp chăm sóc khách hàng tốt hơn. Dễ dàng phân loại khách hàng thân thiết, khách hàng mới để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ. Cửa hàng sẽ nhanh chóng gia tăng doanh thu. Một File quản lý khách hàng sẽ bao gồm các mục.
Tên khách hàng
Mã khách hàng
Số điện thoại
Địa chỉ
File quản lý khách hàng
3.4. File báo cáo doanh thu
Doanh thu chính là phần quan trọng để cửa hành biết được tháng vừa rồi mình lời lỗ thế nào. Từ đó, họ mới tìm được giải pháp cải thiện quy trình bán hàng một cách tốt hơn. Bạn lập bảng này với những thông tin như sau:
Mã hàng hóa
Tên sản phẩm
Bảng giá
Tên khách hàng
Số lượng
Ghi chú
File báo cáo doanh thu
IV. Xuất file Excel quản lý bán hàng đơn giản với shthcm.edu.vn
Một phương pháp khác nếu bạn vừa muốn quản lý trên file Excel nhưng vừa muốn tự động và không cần phải tốn thời gian và công sức thực hiện thị sử dụng shthcm.edu.vn chính là sự lựa chọn hợp lý.
4.1. shthcm.edu.vn giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel
Khi sử dụng Excel chắc chắn bạn sẽ gặp phải rắc rối và hạn chế như:
Hàm tính trong Excel khá phức tạp và khó nhớ. Dễ sai nếu như không nhập đúng. Hàng tỷ công thức cực kỳ khó sử dụng nếu không có nghiệp vụ kế toán.
Quản lý qua File Excel chỉ phù hợp với việc kinh doanh nhỏ, ít hàng hóa.
File Excel có quá nhiều luồng dữ liệu và dễ gây mất file do máy bị đơ, virus,...
Không thể kiểm soát, theo dõi và quản lý công việc từ xa.
shthcm.edu.vn giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel
Thế nhưng với shthcm.edu.vn, bạn sẽ giải quyết được những khó khăn này. Mọi quy trình đều được tự động hóa, bạn không phải tốn thời gian ngồi lỳ hàng giờ liền chỉ để kiểm kê và tính toán. shthcm.edu.vn màn đến giải pháp quản lý từ xa tiện lợi mọi lúc mọi nơi.
Tìm hiểu thêm về: Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí tốt nhất hiện nay
4.2. Hướng dẫn xuất File Excel với shthcm.edu.vn
Với phần mềm shthcm.edu.vn bạn dễ dàng nhập xuất hàng hóa, thêm mới thông tin một cách đơn giản. Khi có giao dịch thực hiện, hệ thống tự động khấu trừ sản phẩm trong kho. Bạn không cần phải thao tác bằng tay như trên Excel thông thường.
Để có thể xuất file Excel cho việc báo cáo bán hàng và phân tích kết quả, hay lưu trữ. Bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản shthcm.edu.vn tại đây
Bước 2:Đăng nhập vào tài khoản đã tạo.
Bước 3:chọn các mục bạn cần xuất File Excel như: Hàng hóa, Đối Tác, Thu chi, Báo cáo.
Xem thêm: Chuyển tiền khác ngân hàng bao lâu thì nhận được ? chuyển tiền khác ngân hàng mất bao lâu
Chỉ cần một vài thao tác đơn giản, hệ thống shthcm.edu.vn sẽ tự động lập cột và biểu mẫu chi tiết. Chủ cửa hàng không cần phải tốn thời gian và công sức để nhớ và áp dụng vô số kể hàng trong Excel như bình thường.
Hướng dẫn xuất File Excel với shthcm.edu.vn
Bạn đã biết:Tối ưu công việc quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng shthcm.edu.vn
Tổng kết
File Excel quản lý bán hàng mang đến sự thân thuộc cho các chủ cửa hàng. Thế nhưng trong thời đại công nghệ 4.0 người tiêu dùng đòi hỏi về mặt tiết kiệm và chính xác khiến việc quản lý bằng Excel không còn hợp lý nữa. Chính vì thế việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng shthcm.edu.vn chính là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Chúc bạn thành công!