Để ban đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu (data source). Rứa thể:
Nguồn dữ liệu: mô tả những ngôn từ tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy trở nên này hoàn toàn có thể là chúng ta tên, địa chỉ cửa hàng người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… cùng thường trình diễn trong một danh sách dữ liệu. List này thường xuyên là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table trong Word 2010 tuyệt văn bạn dạng bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là hầu hết phần giống như nhau giữa những thư, ví dụ điển hình tên và địa chỉ người nhờ cất hộ trên phong bì, nội dung thiết yếu của lá thư, email hay 1 phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ phiên bản thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi diễn tả những bỏ ra tiết chuyển đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi cụ thể được gọi là ngôi trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge vào Word sẽ hỗ trợ bạn tạo thành hàng loạt tư liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ phiên bản nhưng khác hoàn toàn ở các cụ thể tùy biến hóa trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần ngôn từ cơ bạn dạng sẽ có những cụ thể nào cần thay đổi hay cá thể hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần bọn họ tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, add hoặc e-mail là những chi tiết biến hóa tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta đã biết được list này có nhu cầu các dữ liệu nào.
Bạn đang xem: Hướng dẫn làm mail merge trong word 2010
Với nguồn tài liệu là danh bạ, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel nhằm thể hiện tài liệu thật chính xác. Danh sách nguồn dữ liệu được tạo thành các cột không giống nhau như chúng ta tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… cùng mỗi hàng là 1 người nhận thấy nhập khá đầy đủ các thông tin tương ứng theo cột. Chúng ta có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook vẫn tiện hơn không ít trong thao tác (Tương tự như nhập liệu thẳng nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong trường hợp bạn có nhu cầu cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, chúng ta luôn hoàn toàn có thể chọn Edit Recipient menu trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và dìm Edit để sửa lại một số trong những chi tiết.
Bạn cần xác minh nội dung của người sử dụng là dạng thư trường đoản cú (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong so bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Biện pháp nhập khá đối kháng giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại hầu như vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần tin tức người nhận đã nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong thư điện tử như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã chuẩn bị xếp thời hạn đến tham dự chương trình. Lúc đó, Mail Merge sẽ dựa vào nguồn tài liệu của mỗi người (Recipient) để sửa chữa thay thế vào vị trí của các trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient lắp thêm 5 vẫn hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp tới xếp thời gian đến tham dự chương trình. Chúng ta cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với không in hoa ở ký kết tự đầu nhằm câu không chạm chán lỗi chủ yếu tả viết hoa chữ Chị trọng tâm câu hoặc định hình in đậm, in nghiêng mang đến tên fan nhận.
Để thực hiện Mail Merge, chúng ta cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các chức năng trên thanh hiện tượng này (Ribbon). Ko kể ra, giả dụ quen sử dụng những phiên bản Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 cách như hình minh họa bên dưới đây:
Tính năng trộn thư vào Word 2010 là tính năng rất thú vị và hữu ích. Test tưởng tượng, nếu như bạn là giáo viên, bạn phải gửi thư mời họp cha mẹ hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, trường hợp gõ thủ công bằng tay thì các bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới trả thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ bởi vài cú nhấp chuột.
Trong nội dung bài viết này, Thuthuat
Office đã giới thiệu cho bạn cách trộn thư trong Word 2010. Ban đầu thôi nào!
Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?
Trộn thư (Mail Merge) là một trong tính năng cải thiện trong Microsoft Word, giúp cho bạn xử lý việc chèn các danh sách, tệp tin,… vào một trong những văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…
Đây là một trong tính năng thực sự hữu dụng giúp bọn họ tiết kiệm được tương đối nhiều thời gian.
Cách trộn thư trong Word 2010
Để xong xuôi được quá trình trộn thư, bạn cần có 2 file tài liệu:
Văn bản gốc: câu chữ văn phiên bản đã được biên soạn thảo sẵn với đang quăng quật trống các nội dung nên điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển vứt trống tên bạn nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số năng lượng điện thoại…Dữ liệu gốc: tin tức dữ liệu của mỗi cá nhân, đơn vị để điền vào địa điểm đang bỏ trống ngơi nghỉ văn bạn dạng đã được biên soạn sẵn.1. Bí quyết trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn
Bước 1: Bạn vào tab Mailings trên thanh nguyên tắc >> chọn Start Mail Merge >> lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: cửa sổ Mail Merge hiện tại ra.
Đầu tiên, sinh sống mục Select document type chọn Letter >> chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, chọn Use the current document vào mục Select starting document >> lựa chọn Next: Select recipients làm việc mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list trong mục Select recipients >> lựa chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Bước 3: cửa sổ New Address List xuất hiện thêm >> chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong vỏ hộp thoại Customize Address List, bạn cũng có thể tuỳ chỉnh tài liệu như:
Add: Thêm trường.Delete: Xoá các trường bao gồm sẵn.Rename: Đổi tên trường bao gồm sẵn.Sau khi hoàn tất, các bạn nhấn chọn OK.
Bước 5: Điền thông tin cơ bản của những trường.
Ví dụ:
New Entry: Thêm cái mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: tìm kiếm kiếm.Sau khi hoàn tất lựa chọn OK.
Bước 6: hành lang cửa số Save Address List xuất hiện thêm >> Đặt tên mang đến tập tin này rồi lựa chọn Save.
Bước 7: Tại khung Mail Merge Recipients, bạn cũng có thể sửa trở qua các chức năng như:
Sort: bố trí lại tài liệu theo trường nào đó.Filter: lọc ra số đông danh sách quan trọng trong list dài.Find duplicates: Tìm cùng xoá các dữ liệu giống như nhau.Validate address: xác thực địa chỉ.Sau đó chọn OK.
Bước 8: quay trở về cửa sổ Mail Merge.
Bước 9:
Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện thêm >> lựa chọn Database Fields.Sau đó lựa chọn vào trường đã xây cất >> chọn Insert tại những vị trí >> lựa chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: sau thời điểm đã chèn hoàn thành các trường >> chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
Trên thanh công cụ, lựa chọn tab Mailings.Tại mục Finish & Merge >> lựa chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge lớn New Document hiện ra >> lựa chọn All >> chọn OK.
2. Giải pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp sử dụng file Excel
Bước 1:
Bạn tiến hành tương tự quá trình 1 và 2 như cách trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn nghỉ ngơi trên.Nhưng sống mục Step 3 of 6 >> chọn Use an existing list >> lựa chọn Browser.Chọn tệp tin Excel có tài liệu bạn bắt buộc >> chọn Open.
Bước 2: lựa chọn sheet chứa tài liệu trong tệp tin Excel >> chọn OK.
Bước 3: thực hiện lại từ bước 7 đến cách 11 như biện pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới list chèn ngơi nghỉ trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với tệp tin Excel, danh sách trong file cần được tạo từ mẫu đầu tiên. Ko được có các ô trông ở trên và dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh sự cố đó, bạn nên bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipients.
Cách trộn các thư trong Word 2010
Để trộn nhiều thư trong một trang giấy vào Word 2010, ta triển khai như quá trình dưới đây:
Bước 1: sẵn sàng bảng tài liệu và phần ngôn từ file Word buộc phải trộn.
Bước 2: Để thực hiện nhân nhiều nội dung thuộc lúc, các bạn copy phần văn bản ở tệp tin Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> chọn Labels >> lựa chọn New Label.
Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn tùy chỉnh các thông số theo ước muốn và chọn OK.
Tiếp đến, bạn dán phần ngôn từ đã copy lúc đầu vào ô nhãn trước tiên >> chọn Update Labels trong thẻ Mailings nhằm nhân lên nhiều nhãn khác gồm cùng văn bản trên cùng một trang giấy.
Bước 4: trên vị trí cần điền thông tin trên nhãn trước tiên của tệp tin Word, bạn chọn Insert Merge Field và chọn ngôn từ tương ứng.
Thực hiện tương tự như cho những thông tin bên dưới. Sau thời điểm chọn dứt cho nhãn đầu tiên, nhấn lựa chọn Update Labels để nhập thông tin cho những nhãn tiếp theo.
Bước 5: Để khám nghiệm kết quả, lựa chọn Preview Results. Nếu thực hiện đúng theo công việc như trên, bạn sẽ thấy sinh hoạt mỗi mục của từng nhãn vẫn hiển thị các thông tin tương ứng với bảng tài liệu mà không trở nên trùng.
Xem thêm: 10 phố đèn đỏ nổi tiếng thế giới, khu den do(thien)
Trên đây là các bước trộn thư trong Word 2010 nhưng Thuthuat
Office muốn giới thiệu cho những bạn. Hãy lượt thích & Share bài viết nếu chúng ta thấy nó hữu ích và hãy nhớ là thường xuyên truy cập Thuthuat
Ofice để hiểu thêm nhiều thủ thuật tuyệt nhé.