Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.
Bạn đang xem: Hướng dẫn làm mail merge trong word 2010
Với nguồn dữ liệu là danh bạ, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để thể hiện dữ liệu thật chính xác. Danh sách nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… và mỗi hàng là một người nhận được nhập đầy đủ các thông tin tương ứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook sẽ tiện hơn rất nhiều trong thao tác (Tương tự như nhập liệu trực tiếp nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.
Để sử dụng Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh công cụ này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng các phiên bản Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa dưới đây:
Tính năng trộn thư trong Word 2010 là tính năng rất hay và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn cần gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, nếu gõ thủ công thì bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Trong bài viết này, Thuthuat
Office sẽ giới thiệu cho bạn cách trộn thư trong Word 2010. Bắt đầu thôi nào!
Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?
Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý việc chèn các danh sách, tệp tin,… vào một số văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…
Đây là một tính năng thực sự hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Cách trộn thư trong Word 2010
Để hoàn thành được quy trình trộn thư, bạn cần có 2 file tài liệu:
Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và đang bỏ trống các nội dung cần điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển bỏ trống tên người nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số điện thoại…Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu của mỗi cá nhân, đơn vị để điền vào chỗ đang bỏ trống ở văn bản đã được soạn sẵn.1. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn
Bước 1: Bạn vào tab Mailings trên thanh công cụ >> Chọn Start Mail Merge >> Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
Đầu tiên, ở mục Select document type chọn Letter >> Chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, Chọn Use the current document trong mục Select starting document >> Chọn Next: Select recipients ở mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list trong mục Select recipients >> Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Bước 3: Cửa sổ New Address List xuất hiện >> Chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:
Add: Thêm trường.Delete: Xoá các trường có sẵn.Rename: Đổi tên trường có sẵn.Sau khi hoàn tất, bạn nhấn chọn OK.
Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường.
Ví dụ:
New Entry: Thêm dòng mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: Tìm kiếm.Sau khi hoàn tất chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List xuất hiện >> Đặt tên cho tập tin này rồi chọn Save.
Bước 7: Tại khung Mail Merge Recipients, bạn có thể sửa đổi qua các chức năng như:
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu theo trường nào đó.Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu giống nhau.Validate address: Xác nhận địa chỉ.Sau đó chọn OK.
Bước 8: Quay lại cửa sổ Mail Merge.
Bước 9:
Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện >> Chọn Database Fields.Sau đó chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
Trên thanh công cụ, chọn tab Mailings.Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge to New Document hiện ra >> Chọn All >> Chọn OK.
2. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel
Bước 1:
Bạn thực hiện tương tự các bước 1 và 2 như cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên.Nhưng ở mục Step 3 of 6 >> Chọn Use an existing list >> Chọn Browser.Chọn file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.
Bước 2: Chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel >> Chọn OK.
Bước 3: Thực hiện lại từ bước 7 đến bước 11 như cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên. Không được có các ô trông ở bên trên và bên dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh trường hợp đó, bạn nên bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipients.
Cách trộn nhiều thư trong Word 2010
Để trộn nhiều thư trong một trang giấy trong Word 2010, ta thực hiện như các bước dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu và phần nội dung file Word cần trộn.
Bước 2: Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn copy phần nội dung ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> Chọn Labels >> Chọn New Label.
Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn thiết lập các thông số theo mong muốn và chọn OK.
Tiếp đến, bạn dán phần nội dung đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên >> Chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên cùng một trang giấy.
Bước 4: Tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, bạn chọn Insert Merge Field và chọn nội dung tương ứng.
Thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn xong cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.
Bước 5: Để kiểm tra kết quả, chọn Preview Results. Nếu thực hiện đúng theo các bước như trên, bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị các thông tin tương ứng với bảng dữ liệu mà không bị trùng.
Xem thêm: 10 phố đèn đỏ nổi tiếng thế giới, khu den do(thien)
Trên đây là các bước trộn thư trong Word 2010 mà Thuthuat
Office muốn giới thiệu cho các bạn. Hãy Like & Share bài viết nếu bạn thấy nó có ích và đừng quên thường xuyên truy cập Thuthuat
Ofice để biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.