Quản lý hồ sơ ứng viên bằng excel có thật sự hiệu quả?

2. Cần phối hợp danh sách nhân sự với những biểu mẫu mã nhân sự Excel làm sao khác?

Nếu như để thống trị thông tin ứng viên, phần tử tuyển dụng chỉ cần quan trọng tâm tới một vài thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… thì làm chủ nhân sự đòi hỏi phức tạp nhiều hơn thế thế.

Để thống trị một cách tổng quát và vừa đủ hồ sơ nhân sự, thì kế bên file list nhân sự, doanh nghiệp đề nghị sở hữumột hệ thống gồm 5biểu chủng loại Excel khác:

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn sẽ tổng hợp thông tin toàn bộ 06 biểu mẫu mã trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL.Click tại đây để cài về miễn phí.

arrow-rightMẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)

arrow-rightMẫu Excel bảng tính lương hiện nay hành (cập nhật 5/2021)

arrow-rightMẫu Word quy định lương thưởng, phụ cấp và xử phạt sử dụng trong doanh nghiệp

arrow-rightMẫu Word nội quy công ty (bản không hề thiếu 21 trang)

arrow-rightMẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bản đầy đầy đủ 38 trang

3. Có phương án nào sửa chữa biểu mẫu mã Excel để làm chủ hồ sơ nhân sự cấp tốc – gọn gàng – đúng đắn – bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ tương đối lâu đã được xem như là nhiệm vụ rất gần gũi của thành phần Nhân sự những doanh nghiệp. Sự thân quen này thậm chí là còn được coi là lẽ đương nhiên: họ vẫn đang từng ngày từng ngày trung thành với quá trình tra soát, nhập liệu thủ công bằng tay trên phần đông file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt bắt buộc làm. Rứa nhưng, công cụ rất có thể sử dụng đâu mặc định chỉ rất có thể là “Excel”?

Theo
Gartner, 30% công ty quy mô trung bình và lớn trên thế giới sẽ thực hiện bộ công cụ dựa vào đám mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 đậy sóng rộng lớn rãi, thậm chí là trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) và công nghệ máy học (Machine Learning – ML) đã đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị với vận hành; vậy chẳng tất cả gì khó khăn hiểu lúc doanh nghiệp thay thế sửa chữa Excel bởi một công cụ tiến bộ hơn để quản lý nhân sự.

Và quan trọng hơn hết,việc tận dụng tối đa một phương án tiện ưu điểm giúp doanh nghiệp không hẳn tập trung vô số vào các các bước liên quan tới giấy tờ thủ tục mà không tạo nên năng suất có tác dụng việc.

3.1. 06 nhược điểm của biểu chủng loại Excel khi dùng để quản lý nhân sự

Khi quyết định sử dụng biểu mẫu mã Excel để quản lý nhân sự, chắc hẳn rằng doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm gật đầu sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian và sức lực để xử lý.

Tuy nhiên, điều này không đơn giản và dễ dàng chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực mang đến doanh nghiệp, mà hơn nữa dẫn tới những hệ luỵ nguy khốn hơn – ngăn cản việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, với việc nhanh chóng ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.

Lẽ đương nhiên là nhà thống trị nào có muốn bảo mật các thông tin vào doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hòa hợp đồng, lý do nghỉ việc,…

Tuy nhiên, những biểu mẫu mã Excel đích thực không đảm bảo an toàn bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được lưu lại “chỉ dành cho tất cả những người quản lý” cả. Tuy nhiên chủ tải file rất có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi không giống trường hòa hợp bị thất thoát ra ngoài.

Đó là chưa kể không ít người dân sẽ cần dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… Việc kiểm soát bảo mật gần như là ko thể.

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel ẩn chứa nhiều mối nguyhại cho doanh nghiệp

Giả sử bao gồm một giám đốc nhân sự mới đến chào đón công việc, nhưng cô ấy lại tất yêu “giải mã” cách đặt tên và chuẩn bị xếp những thông tin bên trên biểu mẫu Excel mà bạn cũ để lại. Vậy cô ấy hoàn toàn có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi những biểu chủng loại đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ không dừng lại ở đó là ban đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu quản lý nhân sự bởi Excel là 1 trong tài nguyên quý hiếm của doanh nghiệp, nhưng thật nhớ tiếc là không có khả năng bàn giao với thừa kế trọn vẹn.

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có khá nhiều phần mềm doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng như phần mềm chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, quản lý tài sản, làm chủ tài liệu, ứng dụng chat, chữ ký điện tử,… yếu điểm của biểu mẫu mã Excel là thiết yếu tích hợp với những công cụ văn minh đó.

Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn hoàn toàn như đồng hồ, định kỳ biểu hay email thì Excel cũng không kết nối được.

Tất cả các thao tác làm việc của con bạn trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tra cứu kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đông đảo được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con bạn không được thiết kế sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; tuy thế không hỗ trợ được con fan thì là thiếu thốn sót của công cụ.

Sai lầm đang còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy vấn và sửa đổi một tệp tin Excel. Ngay tại lúc quan sát thấy tín đồ khác đang thao tác trên cùng một hình ảnh với mình, chuyên viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập và tạo ra nhầm lẫn.

Dữ liệu lớn mạnh cùng cùng với doanh nghiệp. Lúc càng có tương đối nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở yêu cầu khổng lồ. Thiết yếu giải quyết bằng phương pháp cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được.

Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, cai quản nhân sự bằng biểu mẫu mã Excel truyền thống lịch sử gần như là không tưởng.

3.2. Phần mềm quản trị tin tức nhân sự Base HRM là giải pháp số 1 để thay thế biểu chủng loại nhân sự Excel

Bộ ứng dụng quản trị nhân sự Base HRM+

Thấu hiểu các bài toán trong nhiệm vụ quản trị và các nhược điểm của biểu chủng loại nhân sự Excel nói trên, Base.vn vừa qua đã cho giới thiệu một giải pháp thay thế tuyệt đối hoàn hảo –Phần mềm thống trị thông tin nhân sự Base HRM.

Đâu là các chỉ số đặc biệt cần những thống kê trong quản ngại trị nhân sự? số lượng nhân sự với workload của các phòng ban? Tổng số chi phí thuế nên nộp? Tổng số tiền lương cần trả toàn công ty? Số tiền lương trong phòng marketing? nút lương trung bình trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động từ những tài liệu sẵn có của khách hàng trên phần mềm, với hiển thị tức thời (real-time) vào mục báo cáo.

Như vậy, bất kể lúc nào chúng ta cũng có thể nắm được tình trạng tổng quan liêu về nhân sự trong doanh nghiệp để đưa ra những quyết định đúng đắn.

Một phần đồ họa các báo cáo được tạo auto từ các thông tin nhân sự bên trên Base HRM

Nếu như một file Excel thuận tiện được chia sẻ ra ngoài; thì để truy vấn được vào khối hệ thống Base HRM của doanh nghiệp, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được tạo và điều hành và kiểm soát bởi nhà doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ gồm lãnh đạo với một vài chuyên viên nhân sự cấp cao mới có quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn cai quản chỉ gồm quyền xem (chứ không hẳn chỉnh sửa) tài liệu của cấp cho dưới thuộc cơ sở mình.

Đối với mắt nhìn từ phía nhân viên, Base.vn có cung cấp thêm một ứng dụng khác nhằm họ trường đoản cú xem thông tin cá nhân và những dữ liệu làm việc khác của phiên bản thân được tàng trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này mang tên Base Me, còn được gọi là Trang hồ nước sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không những bảo mật thông tin xuất sắc hơn, phần mềm của Base còn tôn vinh tính minh bạch, thỏa mãn nhu cầu mong muốn được biết thêm của nhân viên trong khi vẫn bảo đảm an toàn quyền điều hành và kiểm soát của doanh nghiệp.

Phần mềm có tác dụng lưu trữ tài liệu vô cùng lớn, năng lực hiển thị cũng rộng gấp các lần đối với một biểu mẫu mã Excel nên không có thông tin nào y như một “mã số bí ẩn” cả.

Ngay cả bối cảnh và biện pháp sắp xếp các trường tin tức cũng theo như đúng quy chuẩn chỉnh và logic, bảo vệ dễ dàng hiểu hiểu và sử dụng cho một người mới – nói cả là một trưởng chống nhân sự giàu kinh nghiệm hay một nhân viên mới vẫn còn đấy “gà mờ”.

Một phần đồ họa của Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự
Base HRM

Trong bộ chiến thuật quản trị nhân sự trọn vẹn của Base.vn còn phần nhiều mềm có lợi khác: phần mềm onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm vô tư nhận diện khuôn mặt, tính công,tính lương, quản lí trị mục tiêu, làm chủ tài sản,… phần mềm HRM được tích hợp nghiêm ngặt với tất cả các phần mềm này – và cả các công cụ phía bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, trên Base HRM, nhân sự A có tin tức mã chấm công là 072, email nội bộ là nguyenvana
base.vn, nút lương là 10.000.000đ, nấc phụ cấp là 1.500.000đ. Mã chấm công này ghi dìm thời gian đi làm của A là 23/24 nằm trong bảng tính công. Số công này cùng với khoảng lương cùng phụ cấp sẽ được tích hòa hợp thẳng cho tới bảng lương cuối cùng. Sau khi mọi công đoạn tính toán hoàn tất, bảng lương sẽ được auto gửi tới email tương xứng của A bên trên hệ thống.

Trên Base HRM, tại một thời điểm, từng nhân viên luôn luôn được hiển thị kèm một còn chỉ một hình ảnh đại diện, một mã chấm công, một vị trí công việc,… tương ứng.

Chuyên viên của người sử dụng chỉ quan trọng lập thông tin nhân sự một lần duy nhất (có thể cài đặt trực tiếp từ file Excel lên) là tài liệu sẽ được đồng hóa trên toàn hệ thống.

Trong trường vừa lòng một trường tài liệu được sửa đổi thành công (ví dụ như nút lương của nhân viên A), ngay lập tức lập tức số lượng mới sẽ thay thế hoàn toàn con số cũ trên phần mềm. Nếu như khách hàng có lỡ tay dìm nút Undo hoặc sứt đen toàn bộ và thừa nhận Backspace? Sẽ không có mất mát dữ liệu nào xẩy ra cả, do đây không hẳn một biểu mẫu mã Excel.

Đừng băn khoăn lo lắng nếu như doanh nghiệp lớn bạn chuẩn bị đạt tới con số 200 nhân viên cấp dưới hay thậm chí còn là 500, 1000, bởi Base HRM vẫn hoàn toàn có thể kiểm soát xuất sắc chừng ấy dữ liệu. Với một điểm mạnh của ứng dụng cần nhấn mạnh vấn đề lại là, dù làm chủ ít hay nhiều nhân viên thì hệ thống vẫn xử lý thông tin với độ đúng mực tuyệt đối như nhau.

Kết luận

Quản lý danh sáchnhân sự là giữa những bài toán chủ đạo nhất của cai quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Dù áp dụng biểu mẫu mã Excel hay một trong những phần mềm cai quản hiện đại, điều quan trọng là bạn cần nắm rõ đâu là những tin tức cần xem xét và giải pháp xử lý chúng như thế nào để đạt được kết quả cao nhất.

Phương pháp làm chủ hồ sơ ứng viên bằng Excel

Hiện nay, Excel vẫn là 1 trong những công cụ phổ biến và đơn giản dễ dàng nhất so với các bên tuyển dụng. Bởi ứng dụng không phụ thuộc vào vào đơn vị phát triển, người dùng có thể tự tùy chỉnh các ngôi trường dựa theo nhu cầu khi làm việc. Tuy vậy Excel có không ít nhược điểm khó khăn khắc phục so với một phần mềm tuyển dụng chăm nghiệp.

Xử lý tài liệu chậm cùng khó nắm bắt một phương pháp toàn diện

Khi cần sử dụng Excel để thống trị nhân sự, những dữ liệu có khả năng sẽ bị phân mảnh ở những nơi không giống nhau như: file làm chủ danh sách nhân sự, tệp tin theo dõi nhân sự ngủ việc, file thống trị hợp đồng, làm chủ tiền lương,… ở kề bên đó, các dữ liệu trên file Excel sẽ lập cập bị lạc hậu do không tồn tại khả năng tự động hóa cập nhật theo thời gian. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí thời hạn và sức lực để xử lý thông tin.

Dễ gây nên sai sót bởi thao tác làm việc của bé người

Các thao tác làm việc như nhập liệu, rà soát, chỉnh sửa trên Excel hầu như được tiến hành khá thủ công. Nhà tuyển dụng phải đầu bốn một khoảng thời gian ko hề nhỏ để nhập liệu. Việc xảy ra sai sót là 1 điều chẳng thể tránh khỏi. Đặc biệt trong trường hòa hợp có rất nhiều người chỉnh sửa cùng bên trên một file excel.

Tính bảo mật thông tin kém

File excel không có tác dụng bảo mật cao như những phần mềm làm chủ khác. Bởi vậy mà rất giản đơn bị mất dữ liệu. Tài liệu về ứng viên đã chứa không hề ít thông tin cá nhân quan trọng như hình ảnh, triệu chứng minh/căn cước, mã số thuế, nấc lương,.. Vì thế nếu những thông tin bị rò rỉ ra bên ngoài, sẽ ảnh hưởng tác động tiêu rất đến cá nhân ứng viên kèm hoạt động của công ty. Ngược lại, nếu nhiều người dân đang dùng phổ biến một biểu chủng loại trực tuyến. Trường hợp một ai kia bấm nhầm làm việc thì hoàn toàn có thể làm hỏng toàn thể dữ liệu trên file Excel. Vậy nên việc kiểm soát là rất cực nhọc khăn.

Không thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Khi một công ty ngày càng phát triển lớn mạnh đồng nghĩa tương quan với việc số lượng nhân viên tăng thêm càng nhiều thì cơ sở dữ liệu nhân sự sẽ trở đề nghị khổng lồ. Nói biện pháp khác, lúc doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, việc cai quản hồ sơ nhân viên cấp dưới bằng excel sẽ không thể tiến hành được. Điều này sẽ cực cạnh tranh khăn cho những người sử dụng và thống trị chúng.

Phương pháp cai quản hồ sơ người tìm việc bằng ứng dụng Quản trị nhân sự

Bất cập khi thực hiện Excel vẫn khuyến khích nhiều doanh nghiệp biến đổi phương pháp quản lý làm hồ sơ ứng viên. Trong đó, áp dụng chuyển đổi số được lựa chọn các nhất. Chắc rằng bởi sự hiệu quả, đồng hóa đến từ “kho” dự trữ hồ nước sơ bình thường và đi kèm là những tiện ích khác về quản ngại trị nhân sự.

Quản lý tập trung và đồng hóa dữ liệu hồ sơ ứng viên.

Với Coffee
HR, mọi tin tức về ứng cử viên được tàng trữ trên khối hệ thống “kho dữ liệu” riêng của doanh nghiệp. Thông tin từ các đợt tuyển dụng sẽ không thể rải rác ở từng thư mục Excel như trước, mà lại được tập phù hợp tại một nền tảng duy nhất. Nhà tuyển dụng sẽ dễ dãi tra cứu, đồng thời tạo dựng Talent Pool mang đến doanh nghiệp. Qua đó khai thác tối đa các ứng viên tiềm năng, CV quality cho lúc này và tương lai.

Tự rượu cồn hóa giúp lưu trữ, quản lý hồ sơ ứng viên dễ dàng.

Bên cạnh đó, Humax tích phù hợp với nhiều website tuyển dụng béo như Vietnamworks, Top
CV, Careerbuilder, Linked
In,… khi ứng viên ứng tuyển chọn qua những nguồn này, tin tức và CV của họ sẽ tự động hóa chuyển cho tới trung tâm tài liệu và phân loại dựa theo bảng phân hệ tiêu chuẩn tuyển dụng. Phòng phát hành chính Nhân sự không còn tốn thời gian và công sức của con người nhập từng thông tin lên Excel. Từ đó tập trung hơn vào tinh lọc nhân tài cân xứng nhất. Đồng thời tránh các sai sót của thao tác thủ công bằng tay trước đây.

Bảo mật cao những hồ sơ ứng viên

Với Excel, việc thất lạc tốt gửi truyền dữ liệu ra bên phía ngoài hoàn toàn rất có thể xảy ra. Ngược lại, với Humax, nút độ bảo mật thông tin được cải thiện do đa số dữ liệu, báo cáo được giữ gìn trong khối hệ thống dưới sự quản lý của Doanh nghiệp. Trường đoản cú đó câu hỏi lộ tuyệt mất thông tin sẽ được giảm thiểu. Đảm bảo sự an ninh và riêng tư cho ứng viên cũng như nhà tuyển dụng

Hệ thống phân tích các chỉ số tuyển chọn dụng thông minh

Doanh nghiệp dễ dàng phân tích tài liệu tuyển dụng qua khối hệ thống Dashboard tự động hóa thông minh của Humax. đơn vị quản trị kịp thời theo dõi và thâu tóm chỉ số về lượng ứng viên, hiệu quả tuyển dụng cùng ngay cả chi phí tuyển dụng. Qua đó hoạch định những kế hoạch tuyển dụng tương xứng với triết lý tương lai.

Đây là điểm mạnh nổi bật của chiến thuật Humax trong câu hỏi quản lý làm hồ sơ ứng viên. Không thể những tường ngăn từ quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel, vận động tuyển dụng trở yêu cầu nhanh nhạy, đúng mực và công dụng hơn. Nhờ kia càng dễ dãi mở rộng quy mô với tạo đà tăng trưởng.

Tích hợp những công cố kỉnh Quản trị nhân sự khác

Humax mang tới một chiến thuật toàn diện cho vận động quản trị nhân sự. Tự Tuyển dụng, Onboarding, Hoạch định kế hoạch tổ chức, Chấm công Tính lương tính đến Hỗ trợ xây dựng văn hóa truyền thống doanh nghiệp.

Xem thêm: Hương giang xuất hiện với diện mạo đàn ông sau 7 năm chuyển giới

Tính năng cai quản hồ sơ chỉ là một công cụ nhỏ của phần mềm. Humax vẫn hỗ trợ nhiều lao lý khác để tổng thể quá trình tuyển dụng của người tiêu dùng triển khai trơn tuột chu, hiệu quả.