Hướng dẫn cách tách họ và tên trong Excel vô cùng đơn giản trong vài cú click chuột
Vào một ngày đẹp trời, bạn nhận được 1 trang tính Excel đã nhập họ và tên đầy đủ của mọi người trong cùng một ô và bạn được giao cho nhiệm vụ tách cột họ và tên ra riêng. Chắc hẳn nhiều bạn sẽ nghĩ đây là một nhiệm vụ khá đơn giản và có thể ngồi nhập thủ công để tách riêng họ và tên ra được. Tuy nhiên thao tác này sẽ làm bạn mất rất nhiều thời gian và không hề chuyên nghiệp.
Bạn đang cần tách họ và tên ra riêng trong Excel?Bạn không biết thao tác tách họ và tên ra riêng một cách nhanh chóng?
Trong bài viết sau đây, Mega sẽ hướng dẫn các bạn cách tách họ và tên trong Excel vô cùng đơn giản. Hãy cùng Mega bắt đầu ngay thôi!
Hướng dẫn cách tách họ và tên trong Excel vô cùng dễ dàng
1. Những cách tách họ và tên trong Excel
Hiện nay, có rất nhiều cách để tách họ tên ra riêng trong Excel. Các bạn có thể tuỳ chọn và thực hiện tách họ và tên trên laptop văn phòng theo những cách đơn giản như sau:
1.1. Sử dụng công cụ Find and replace (Tìm kiếm và thay thế)
Đây được đánh giá là một cách rất hiệu quả, tuy nhiên cách làm này chỉ giúp bạn lấy được họ và tên chứ không lấy được cả tên đệm. Bạn có thể sử dụng công cụ để tách như sau:
Tách tênBước 1: Đầu tiên, bạn hãy tạo 1 cột Tách tên và sao chép dữ liệu của cột Họ và tên vào
Bước 2: Có thể thấy, để tách tên thì bạn chọn dữ liệu từ B2 đến B6 và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để bảng Find and Replace hiển thị.
Bạn đang xem: Tách họ tên trong excel dùng hàm
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để bảng Find and Replace hiển thị
Bước 3: Tại mục Find what, bạn nhập * (Shift + 8) và Space để có thể tách tên.
Bạn có thể nhập * (Shift + 8) và Space để có thể tách tên
Bước 4: Bạn hãy nhấn chọn Replace All. Vậy là bạn đã hoàn tất thao tác tách tên ra khỏi họ và tên rồi.
Bạn hãy nhấn chọn Replace All để cho ra kết quả
Tách họ
Bước 1: Cũng tương tự cách tách tên, bạn có thể tạo cột Tách họ và thực hiện sao chép dữ liệu của Họ và tên vào đó. Sau đó, bạn hãy nhấn Ctrl + H để hiển thị bảng Find and Replace.
Tạo cột Tách họ và thực hiện sao chép dữ liệu của Họ và tên vào đó
Bước 2: Ở bảng Find and Replace, bạn hãy nhập Space (khoảng trắng) và * (Shift + 8) tại mục Find what.
Bạn hãy nhập Space (khoảng trắng) và * (Shift + 8) tại mục Find what
Bước 3: Bạn nhấn chọn Replace All là bạn đã hoàn tất thao tác tách họ ra riêng rồi.
Bạn nhấn chọn Replace All là hoàn thành
1.2. Tách cột họ và tên bằng cách sử dụng Text to Columns
Bước 1: Khi muốn tách cột họ và tên bằng chức năng Text to Columns thì việc đầu tiên là bạn cần tô đen các ô chứa họ và tên. Tiếp theo, click chọn tab Data rồi nhấn chọn Text to Columns.
Bạn click chọn tab Data rồi nhấn chọn Text to Columns
Bước 2: Lúc này, hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện ra và bạn chọn Delimited rồi chọn Next.
Bước 3: Trong phần Delimiters thì bạn chọn Space rồi bấm Next.
Tại phần Delimiters thì bạn chọn Space rồi bấm Next
Bước 4: Tại hộp thoại tiếp theo, bạn hãy chọn Text và bạn chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách tại Destination. Trong ví dụ này mình chọn ô A2 và cuối cùng nhấn Finish và họ tên sẽ được tách ra như hình.
Bạn chọn ô sẽ chứa dữ liệu sau khi tách tại Destination
1.3. Sử dụng nhiều hàm để tách cột họ và tên
Tách tên bằng cách kết hợp các hàm RIGHT, LEN và SUBSTITUTEBước 1: Trong ô cần hiển thị tên, bạn có thể nhập công thức hàm như sau:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("
",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Trong đó:
Hàm RIGHT được dùng để cắt chuỗi từ phải qua.Hàm LEN thường được dùng để lấy độ dài của chuỗi.Hàm SUBSTITUTE được dùng để thay thế một văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.
Bạn có thể tách tên bằng cách kết hợp các hàm
Bước 2: Bạn hãy nhấn Enter và kéo chuột đến những ô cần hiển thị hết kết quả.
Bạn hãy nhấn Enter và kéo chuột đến những ô cần hiển thị
Lấy họ và tên đệm bằng cách kết hợp các hàm LEFT và LEN
Bước 1: Bạn có thể nhập hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(B2)) tại ô cần hiển thị kết quả.
Trong đó:
Hàm LEFT được dùng để cắt chuỗi từ trái qua.Hàm LEN được dùng nhằm lấy độ dài của chuỗi.
Bạn nhập hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(B2)) tại ô cần hiển thị kết quả
Bước 2: Bạn nhấn Enter và sử dụng Fill Handle để sao chép công thức xuống các ô ở phía dưới.
Sử dụng Fill Handle để sao chép công thức xuống các ô ở phía dưới
2. Tổng kết
Bài viết trên là những hướng dẫn tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất mà Mega muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích để bạn có thể làm việc trên Excel một cách chuyên nghiệp hơn. Mega chúc bạn thực hiện thành công!
Hướng dẫn này chỉ ra cách tách họ và tên trong Excel bằng công thức hoặc công cụ tích hợp sẵn. Bạn có thể chọn bất kỳ cách nào để làm việc trên bảng tính của mình.
Một tình huống rất phổ biến trong Excel là bảng tính của bạn chứa một cột tên đầy đủ, sau đó bạn muốn tách họ và tên (hoặc tên đệm) thành các cột riêng biệt. Nhiệm vụ này có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau như sử dụng tính năng Text to Columns, hàm hoặc công cụ Split Names. Ở bài viết dưới đây, FPT Shop sẽ cho bạn biết 3 cách tách họ tên trong Excel.
Cách tính tuổi trong Excel vô cùng đơn giản mà nhiều người không biết
Làm thế nào để chuyển đổi số thành chữ trong Excel?
Cách sử dụng hàm TODAY trong Excel
Cách tách họ tên trong Excel bằng tính năng Text to Columns
Trong bảng tính mẫu bên trên, bạn sẽ thấy một danh sách gồm các tên gọi đầy đủ, tức là chúng đều có họ, tên đệm và tên. Cách dễ nhất để chia chúng thành các cột riêng biệt là:
Bước 1: Chọn cột tên đầy đủ mà bạn muốn tách.
Bước 2: Đi tới tab Data tab > Data Tools group và nhấn vào Text to Columns.
Bước 3: Trên bước đầu tiên của trình hướng dẫn Text to Columns, bạn hãy chọnDelimited và nhấn vào Next.
Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn hãy chọn một hoặc nhiều dấu phân cách và nhấp vào Next.
Trong trường hợp bảng tính mẫu này, các phần khác nhau của tên được phân tách bằng dấu cách, vì vậy chúng ta chọn dấu cách (Space). Phần xem trước dữ liệu Data preview cho thấy rằng tất cả các tên đều được phân tách thành các ô khác nhau.
Bước 5: Ở bước cuối cùng, bạn chọn định dạng và đích dữ liệu, sau đó nhấp vào Finish. Bạn nên chọn định dạng General vì nó hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Với ô Destination, bạn hãy chọn ô trên cùng trong cột mà bạn muốn xuất kết quả.
Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy kết quả như trong hình.
Cách tách họ tên trong Excel bằng hàm
Như bạn vừa thấy, tính năng Text to Columns rất tiện lợi và đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn định thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tên ban đầu và đang tìm kiếm một giải pháp tự động, bạn nên sử dụng hàm để tách họ tên trong Excel.
Các hàm này áp dụng trong trường hợp khi bạn có tên và họ (và tên đệm) trong một cột được phân tách bằng một ký tự khoảng trắng.
Công thức lấy họ
Tên đầu tiên có thể được trích xuất dễ dàng bằng công thức chung này:
=LEFT(cell, SEARCH(" ", cell) - 1)
Bạn sử dụng hàm SEARCH hoặc FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng ("") trong một ô, từ đó bạn trừ đi 1 để loại trừ chính khoảng trắng đó. Số này được cung cấp cho hàm LEFT dưới dạng số ký tự được trích xuất, bắt đầu ở bên trái của chuỗi.
Công thức lấy tên
Công thức chung để trích xuất tên (và tên đệm) là:
=RIGHT(cell, LEN(cell) - SEARCH(" ", cell))
Trong công thức này, bạn cũng sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí của dấu cách, trừ số đó khỏi tổng độ dài của chuỗi (do LEN trả về) và nhận hàm RIGHT để trích xuất nhiều ký tự đó từ phía bên phải của chuỗi.
Với tên đầy đủ trong ô A5, các công thức như sau:
Lấy họ đầu tiên:
=LEFT(A5,SEARCH(" ",A5)-1)
Lấy tên đầu (gồm cả tên đệm):
=RIGHT(A5,LEN(A5)-SEARCH(" ",A5,1))
Bạn nhập công thức vào ô B5 và C5 tương ứng và kéo chuột để sao chép công thức xuống các cột bên dưới.
Bạn sẽ nhận được kết quả như trên.
Nếu bạn không muốn giữ tên đệm trong cột tên, bạn sẽ cần một công thức phức tạp hơn một chút để trích xuất:
=RIGHT(A5, LEN(A5) - SEARCH("#", SUBSTITUTE(A5," ", "#", LEN(A5) - LEN(SUBSTITUTE(A5, " ", "")))))
Công thức này giúp bạn thay thế khoảng trắng cuối cùng trong tên bằng dấu thăng (#) hoặc bất kỳ ký tự nào khác không xuất hiện trong bất kỳ tên nào và tìm ra vị trí của ký tự đó. Cuối cùng, nó sử dụng hàm RIGHT để trích xuất chữ cái cuối cùng (tên) sau dấu cách cuối cùng để trả về kết quả.
Trong trường hợp bạn muốn giữ tên đệm và tách nó ra khỏi tên, bạn sẽ sử dụng hàm sau để tách tên đệm ra cột khác (ở đây đang tham chiếu dữ liệu từ ô A5):
=MID(A5, SEARCH(" ", A5) + 1, SEARCH(" ", A5, SEARCH(" ", A5)+1) - SEARCH(" ", A5)-1)
Sau khi Enter, bạn sẽ nhận được kết quả như trên hình ảnh.
Cách tách họ tên trong Excel bằng tính năng Flash Fill
Mọi người đều biết rằng Flash Fill của Excel có thể nhanh chóng điền vào dữ liệu của một mẫu cụ thể. Tính năng này cũng có thể chia nhỏ dữ liệu để giúp bạn tách họ tên trong Excel một cách rõ ràng. Cách làm như sau:
Bước 1: Thêm 3 cột mới bên cạnh cột có tên ban đầu và nhập lần lượt họ, tên đệm và tên mà bạn muốn trích xuất vào các ô.
Bước 2: Tại mỗi cột, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để Excel nhận diện và tự điền họ, tên đệm và tên vào các ô khác. Kết quả, bạn sẽ nhận được như hình bên trên.
Xem thêm: Những Cách Tính Dự Kiến Ngày Sinh Chính Xác Nhất, Mách Bạn Cách Tính Ngày Dự Sinh Chính Xác Nhất
Như bạn có thể thấy, có nhiều cách để tách họ tên trong Excel. Bạn có thể sử dụng công cụ, tính năng hoặc hàm tích hợp để thực hiện dễ dàng quá trình đó. Nếu bạn có bất kỳ mẹo hay nào khác thì đừng ngần ngại chia sẻ cho mọi người qua phần bình luận ở cuối bài viết nhé.