Sử dụng tuấn kiệt mail merge trong Word để tự động hóa trộn thư mời là bí quyết làm hiệu quả nhất so với cách truyền thống cuội nguồn gõ ngôn từ từng thư mời, dễ sai sót, chạm mặt lỗi. Bài viết sẽ hướng dẫn chúng ta cách thực hiện mail merge trong Word kết quả nhất với những phiên bản Word 2013/2016/2019.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2010
Do những phiên phiên bản 2013/2016/2019 tất cả giao diện khá tương đồng nhau, nên nội dung bài viết sử dụng phiên phiên bản mới độc nhất làWord 2019để phía dẫn, các phiên bạn dạng 2013/2016 tiến hành tương tự. Vào bài thực hành này áp dụng 1 tệp tin Word chứa nội dung thư mời với 1 file Excel để chứa danh sách những người dân được mời (version 2019).
Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge vào Word
Mail Merge là một trong tính năng tất cả sẵn vào Microsoft từ mọi phiên bản rất lâu từ version 2003 đến version 2019 bây giờ. Tác dụng này đã hỗ trợ cho các bước soạn thảo văn phiên bản để gửi thư mời được tinh giảm đi đáng kể, từ các việc nhập chúng ta tên bằng tay của những người cần mời mang lại việc auto điền tên hầu như ai được mời khiến cho tính năng này được rất nhiều người rất thích.
Bạn chỉ cần 1 file Word chứa nội dung thư mời làm mẫu khung cùng 1 file cất danh sách những người được mời (đơn cử file Excel), tài liệu trong danh sách trong Excel sẽ được điền một cách tự động. Chúng ta đọc phần bên dưới để biết cách làm.
Các bước tiến hành trộn thư mời Mail Merge
Video hướng dẫn
Bước 1: chúng ta mở file Word chứa nội dung thư mời, rồi click tiếp vào menuMailings.
Bước 2: chúng ta click lựa chọn vào biểuStart Mail Mergerồi chọn tiếpStep by Step Mail Merge Wizard.
Bước 3: Trong vỏ hộp thoạiMail Merge, chúng ta click vàoNext: Starting documenttrong mụcStep 1 of 6để bước đầu quá trình trộn thư mời.
Bước 4: tại câu hỏiHow bởi you want lớn set up your letters?, các bạn tích vào ôUse the current document. Rồi sau đó, các bạn nhấn vào vàoNext: Select recipients.
Bước 5: trong mụcSelect recipients, chúng ta tích vàoUse an existing list. Còn trong mụcUse an existing list, các bạn click vàoBrowseđể mở tệp tin Excel chứa danh sách cần mời.
Bước 6: lựa chọn đúng tệp tin Excel cần áp dụng rồi clickOpen.
Bước 7: hộp thoạiSelect Tablehiện ra, chúng ta chọn vào sheet chứa tài liệu cần áp dụng (trong bài bác file Excel chỉ chứa 1 sheet) rồi click chọnOK.
Bước 8: vào giao diệnMail Merge Recipients, chúng ta lựa chọn đối tượng người dùng cần mời hoặc chọn hết rồi clickOK.
Bước 9: bước này các bạn cần đặt con trỏ văn bản vào vị trí buộc phải chèn thông tin, rồi vàoInsert Merge Fieldchọn đúng trường tài liệu cần chèn vào.
Bước 10: sau khi chèn xong, các bạn click vàoPreview Resultsđể coi kết quả.
Bước 11: chúng ta click vào mũi thương hiệu như trong hình vẽ nhằm xem những phiếu mời.
Bước 12: cách cuối này, những bạn bấm vào vàoFinish & Mergevà lựa chọn 1 trong 3 tuỳ chọn sau:
Edit Individual Documents: chỉnh sửa tài liệu cá nhân.Print Documents: In tài liệu.Sent thư điện tử Masages: gửi vào email.Lưu ý: Trong file Excel chỉ nên chứa nội dung nên trộn, trong dòng đầu tiên trong Excel chỉ bao gồm chứa tiêu đề những trường không chứa dòng trống bên trên để câu hỏi trộn thư diễn ra tác dụng hơn.
Trộn thư vào Microsoft Word là nhân kiệt rất hữu ích đối với người dùng. Mặc dù nhiên, ko phải người nào cũng đều nghe biết thủ thuật word này. Hãy thuộc Điện đồ vật XANH khám phá cách trộn thư vào Word 2007, 2010, 2013, 2016.Bạn sẽ xem: tạo mail merge vào word 2010
Trộn thư trong Microsoft Word (Mail Merge) là gì?Trộn thư là một trong những tính năng cải thiện trong Word, giúp đỡ bạn xử lý chèn những danh sách, tệp tin,... Vào một số trong những mẫu văn bạn dạng cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
1Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn
Cách trộn thư trong Word 2007 sẽ giống với biện pháp trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016.
Bước 1:
Trên thanh công cụ chúng ta vào tab Mailings.Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
Step 1 of 6: Bạn lựa chọn Letter >> Next: Starting document.Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.Step 3 of 6: Bạn lựa chọn Type a new list >> Next: Write your letter.Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:
Add: Thêm trường.Delete: Xóa các trường có sẵn.Rename: Đổi tên trường gồm sẵn.Khi hoàn tất chúng ta chọn OK.
Bước 5: bạn điền tin tức cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:
New Entry: Thêm mẫu mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: tra cứu kiếm.Sau đó lựa chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address menu hiện ra >> Đặt tên đến tệp tin này và lựa chọn Save.
Bước 7: Sau đó, tại form Mail Merge Recipients. Chúng ta có thể sửa thay đổi qua những chức năng:
Sort: sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường như thế nào đó, tùy vào những trường hợp.Filter: thanh lọc ra hầu hết danh sách cần thiết trong list dài.Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau nhằm xóa đi.Validate adress: Xác nhận địa chỉ.Bạn chọn OK.
Bước 8: Trở lại hành lang cửa số Mail Merge.
Bước 9:
Bảng Insert Merge Field lộ diện >> lựa chọn Database Fields.Chọn vào trường đã thiết kế >> chọn Insert tại những vị trí >> chọn Next: Preview your letters.Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn chấm dứt các trường >> chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
2Cách trộn thư vào Word bằng cách sử dụng file Excel
Cách giải pháp xử lý này vẫn khác cùng với "Cách trộn thư vào Word bằng phương pháp tạo mới list chèn" đôi chút:
Bước 1:
Bạn tiến hành tương từ Bước 1 - bước 2 của phía dẫn "Cách trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới list chèn".Tuy nhiên tại Step 3 of 6, chúng ta chọn Use an existing list >> Chọn Browse.Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn buộc phải >> lựa chọn Open.Bước 2: Trong tệp tin Excel sẽ có tương đối nhiều sheet, các bạn chọn đúng sheet cất dữ liệu >> chọn OK.
Lưu ý: Khi triển khai trộn thư với tệp tin Excel, danh sách vào file buộc phải được sản xuất từ cái đầu tiên, trên và bên dưới không được có các ô trống. Nếu như không các bạn sẽ tạo ra những biểu chủng loại trống. Để không xẩy ra trường hòa hợp như vậy, khi các ngôi trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.
Bước 3: Bạn tiến hành lại Bước 7 - cách 11 theo hướng dẫn "Cách trộn thư trong Word bằng bí quyết tạo mới danh sách chèn".
Mail Mergelà công dụng soạn thư 1 loạt trong Microsoft Word, được không ít người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. VớiMail Merge, bạn cũng có thể tạo thuộc lúc các thư với cùng câu chữ nhưng khác nhau ở một vài thông tin.
Để ban đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu (data source). Cầm thể:
Nguồn dữ liệu:thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau thời điểm tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến chuyển này rất có thể là chúng ta tên, địa chỉ cửa hàng người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một danh sách dữ liệu. Danh sách nàythường là danh bạ(contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong mộtbảng tính Excel, mộtcơ sở dữ liệu trong Access, mộttable trong Word2010 xuất xắc văn phiên bản bất kỳ có cấu tạo phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản:lànhững phần như thể nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và showroom người giữ hộ trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay 1 phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những bỏ ra tiết biến đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi cụ thể được hotline là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Sau đó các bạn thực hiện như sau:
Bước 1: lựa chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên nên Word, chúng ta chọn Letters trong Select document type và chọn Next: Starting document:
Bước 4:TrongSelect recipients, các bạn chọnUse an existing listnếu danh sách có sẵn, các bạn cũng có thể chọn
Type a new listđể tạo danh sách mới. Tiếp nối nhấnNext: Write your letter. ở chỗ này Top Thủ Thuật sẽ hướng dẫn sử dụng một danh sách có sẵn bằng phương pháp nhấn vàobrowse..
Một vỏ hộp thoại Select Data Source xuất hiện, lựa chọn đến danh sách có sẵn với nhấn open
Bước 5: Chọn sheet chứa tài liệu cần sử dụng. Lấy ví dụ như ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Kế tiếp nhấn OK.
Bước 6: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh vệt vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn vớ cả chúng ta chọn khắc ghi vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK
Bước 8: ở cách này các bạn đặt con trỏ trên ví trí ao ước chèn dữ liệu tiếp đến chọn Mailings và lựa chọn tiếp Insert Merge Field để chèn những trường tài liệu muốn chèn vào.
Xem thêm: Khích Lệ Tinh Thần Bạn Với Những Câu Nói Khích Lệ Tinh Thần Bằng Tiếng Anh
Trên trên đây là bài viết hướng dẫn chúng ta cách trộn thư vào Word. Muốn rằng chúng ta có thể tạo cho mình các biểu mẫu ưng ý và không mất không ít thời gian. Cám ơn mọi tín đồ đã xem bài viết.