Gmail cung cấp 2 cách để người dùng “dọn dẹp” email trong tài khoản của mình: “Archive” (Lưu trữ) và “Delete” (Xóa). Tuy nhiên, có một sự khác biệt lớn giữa 2 tùy chọn này. Việc xóa email khỏi tài khoản Gmail là bước cuối cùng mà bạn tính đến - chúng sẽ biến mất vĩnh viễn sau khi bạn dọn sạch thư mục thùng rác của mình. Nếu bạn muốn ẩn email, có thể chuyển chứng sang dạng lưu trữ. Điều này cho phép bạn tìm và truy cập lại chúng sau này khi cần.
Bạn đang xem: Cách xem email đã lưu trữ
Cách lưu trữ email trong Gmail
Để lưu trữ email trong Gmail, bạn chỉ cần bấm chọn chúng rồi nhấp vào nút Archive (Lưu trữ) nằm trên thanh công cụ.
Trên giao diện của trang web Gmail, nút “Lưu trữ” này sẽ xuất hiện trong dải menu nằm ngay phía trên danh sách email của bạn.
Trong ứng dụng Gmail dành cho i
Phone, i
Pad hoặc Android, hãy nhấn vào nút “Lưu trữ” ở menu xuất hiện trên cùng màn hình. Nút Lưu trữ có thiết kế tương tự như nút hiển thị trên trang web Gmail.
Về bản chất, một email đã được bạn lưu trữ sẽ không bị xóa khỏi tài khoản. Bạn vẫn có thể tìm thấy nó giống như bất kỳ email nào khác trong hộp tư của mình. Tuy nhiên, các email đã lưu trữ sẽ không hiển thị trong mục “Inbox” (Hộp thư đến) như thông thường. Bên cạnh đó chúng cũng sẽ không biến mất vĩnh viễn sau 30 ngày giống như các email đã được chuyển vào mục “Thùng rác”.
Ngoài ra, bạn vẫn có thể xem các email đã lưu trữ trong bất kỳ thư mục riêng biệt nào bạn tạo bằng nhãn chủ đề cụ thể.
Tìm email đã lưu trữ trong Gmail
Như đã đề cập, các email mà bạn đã lưu trữ sẽ biến mất khỏi chế độ xem thông thường của Gmail. Có một tùy chọn để tìm email đã lưu trữ trong Gmail là chuyển sang chế độ xem thư mục “All Mail" (Tất cả thư).
Thao tác này sẽ liệt kê tất cả các email của bạn trong một danh sách dài, bao gồm các email ưu tiên, cũng như bất kỳ email nào đã được phân loại tự động. Bạn có thể xem danh sách này bằng cách nhấp vào nhãn chế độ xem “All Mail” (Tất cả thư) trong menu bên trái trên giao diện web Gmail.
Trong ứng dụng Gmail, hãy nhấn vào biểu tượng menu 3 đường kẻ ngang ở góc trên cùng bên trái. Từ đây, cuộn xuống và nhấn vào nhãn “Tất cả thư”.
Có một nhược điểm rõ ràng của phương pháp tìm email này đó là mất thời gian, đặc biệt là nếu bạn có một số lượng lớn email. Tùy chọn này tốt nếu bạn chỉ mới lưu trữ một vài email gần đây.
Tìm email đã lưu trữ bằng thanh tìm kiếm
Rất tiếc, không có nhãn “lưu trữ” nào mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm các email đã lưu. Thay vào đó, bạn sẽ cần biết người gửi hoặc chủ đề của email đã lưu trữ để tìm kiếm nó theo cách thủ công. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao của Gmail.
Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ giúp liệt kê các email đã lưu trữ của bạn. Để thực hiện, hãy nhập “-in:Sent -in:Draft -in:Inbox” vào thanh tìm kiếm. Bạn có thể thực hiện việc này trong cả ứng dụng Gmail cũng như trên trang web Gmail.
Bạn cũng có thể thêm “has: nouserlabels” vào truy vấn tìm kiếm để xóa bất kỳ email nào đã có nhãn danh mục. Nếu chúng được phân loại, bạn có thể xem email trong thư mục được gắn nhãn của mình, ngay cả khi chúng đã được lưu trữ.
Phương pháp này không hiệu quả một cách triệt để, nhưng nó sẽ giúp thu hẹp danh sách các email đã lưu trữ nếu bạn đang gặp khó khăn khi tìm chúng bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm cơ bản hoặc trong thư mục “Tất cả thư”.
Mục lưu trữ Gmail là nơi bạn dùng để lưu giữ những gmail quan trọng, giúp quản lý hộp thư của mình tốt hơn. FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ và tìm thư ở mục lưu trữ Gmail trong bài viết dưới đây.
Nếu bạn muốn dọn dẹp hộp thư đến của mình mà không muốn xóa bớt thư, bạn hãy sử dụng tính năng lưu trữ trong Gmail. Với tính năng này, thư của bạn trong hộp thư đến sẽ chuyển tới mục Tất cả thư. Bạn chỉ cần vào mục này và tìm kiếm thư mình đã lưu trữ.
Cách lưu trữ thư vào mục lưu trữ Gmail
Lưu trữ thư trên máy tính:Truy cập vào Gmail và mở Hộp thư đến ra. Đánh dấu tích vào thư mà bạn muốn lưu trữ rồi bấm vào biểu tượng Lưu trữ như hình minh họa là bạn đã hoàn tất việc lưu trữ Gmail.
Lưu trữ thư trên điện thoại:Mở ứng dụng Gmail trong điện thoại ra và bấm chọn email mà bạn muốn lưu trữ. Tiếp theo bạn cũng bấm chọn biểu tượng Lưu trữ trên thanh công cụ là bạn đã hoàn tất việc lưu trữ Gmail.
Cách tìm thư trong mục lưu trữ Gmail
Như đã nói ở trên, các thư đã lưu trữ sẽ được chuyển đến mục Tất cả thư. Vì vậy bạn chỉ cần mở mục này ra và tìm thư. Dưới đây là các bước để thực hiện:
Tìm thư trong mục lưu trữ Gmail trên máy tính
Bước 1: Truy cập vào Gmail trên trình duyệt web yêu thích máy tính, ở danh sách các hộp thư bên trái màn hình bạn hãy chọn Danh sách mở rộng. Sau đó bạn tìm mục Tất cả thư và bấm vào đây.
Bước 2: Trong mục Tất cả thư, gõ từ khóa liên quan tới thư mà bạn muốn tìm trong ô tìm kiếm. Sau đó bấm vào thư bạn đã lưu trữ.
Bước 3: Chọn biểu tượng Chuyển tới hộp thư đến trên thanh công cụ để chuyển thư này về lại hộp thư đến.
Tìm thư trong mục lưu trữ Gmail trên máy tính
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại lên và bấm vào biểu tượng ba dấu gạch ngang trên góc trái màn hình. Trong danh sách hộp thư bạn hãy chọn mục Tất cả thư.
Bước 2: Bấm vào ô tìm kiếm và gõ từ khóa liên quan đến thư bạn muốn tìm. Sau đó bạn hãy mở thư đó ra.
Xem thêm: Cách Tính Chỉ Số Bmi Cho Người Việt Nam Đúng Chuẩn, Công Thức Tính Bmi Cho Người Việt Nam
Bước 3: Chọn biểu tượng Chuyển tới hộp thư đến trên thanh công cụ để chuyển thư này về lại hộp thư đến.
Sau khi hoàn tất việc chuyển thư từ mục lưu trữ Gmail về hộp thư đến, bạn chỉ cần truy cập vào Hộp thư đến và tìm đến thư đó như bình thường. Trên đây là các bước giúp bạn lưu trữ và tìm lại thư đã lưu trữ. Mục lưu trữ Gmail là công cụ vô cùng tiện lợi giúp bạn có thể sắp xếp hộp thư của mình một cách gọn gàng và tránh tình trạng bị lạc mất thư. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận ngay bên dưới bài viết, FPT Shop sẽ giải đáp giúp bạn. Chúc bạn thành công!