Công thức là nguồn gốc và máu của bảng tính Excel. Và trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần công thức chỉ trong một ô hoặc một vài ô. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần áp dụng công thức cho toàn bộ cột (hoặc nhiều ô trong một cột). Và Excel cung cấp cho bạn nhiều cách khác nhau để thực hiện việc này bằng một vài cú nhấp chuột (hoặc một phím tắt). Chúng ta hãy xem xét các phương pháp này.
Bạn đang xem: Copy công thức cho cả cột trong excel
1. Bằng cách nhấp đúp vào Auto
Fill Handle
Một trong những cách dễ nhất để áp dụng công thức cho toàn bộ cột là sử dụng thủ thuật nhấp đúp chuột đơn giản này
Giả sử bạn có tập dữ liệu như được hiển thị bên dưới, muốn tính hoa hồng cho mỗi đại diện bán hàng trong Cột C (trong đó hoa hồng sẽ là 15% giá trị bán hàng trong cột B).
Công thức cho tình huống này sẽ là:
=B2*15%
2. Với ô được chọn, bạn sẽ thấy một hình vuông nhỏ màu xanh lá cây ở phần dưới cùng bên phải của vùng chọn.
3. Đặt con trỏ trên hình vuông nhỏ màu xanh lá cây. Bạn sẽ nhận thấy rằng con trỏ thay đổi thành dấu cộng (đây được gọi là điều khiển Auto
Fill).
Các bước trên sẽ tự động điền vào toàn bộ cột cho đến ô mà bạn có dữ liệu trong cột liền kề. Trong ví dụ của chúng tôi, công thức sẽ được áp dụng cho đến ô C15.
Để điều này hoạt động, không được có dữ liệu trong cột liền kề và không được có bất kỳ ô trống nào trong đó. Ví dụ: nếu có một ô trống trong cột B (ví dụ như ô B6), thì nhấp đúp tự động điền này sẽ chỉ áp dụng công thức cho đến ô C5.
Khi bạn sử dụng trình điều khiển tự động điền để áp dụng công thức cho toàn bộ cột, điều đó tương đương với việc sao chép công thức theo cách thủ công. Điều này có nghĩa là tham chiếu ô trong công thức sẽ thay đổi tương ứng.
Ví dụ: nếu đó là một tham chiếu tuyệt đối, nó sẽ vẫn như cũ trong khi áp dụng công thức cho cột, nếu đó là một tham chiếu tương đối, sau đó nó sẽ thay đổi khi công thức được áp dụng cho các ô bên dưới.
2. Bằng cách kéo Auto
Fill Handle
Một vấn đề với phương pháp nhấp đúp ở trên là nó sẽ dừng ngay khi gặp ô trống trong các cột liền kề.
Nếu bạn có một tập dữ liệu nhỏ, bạn cũng có thể kéo chốt điền theo cách thủ công để áp dụng công thức trong cột.
Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:
1. Tại ô A2, nhập công thức: =B2*15%
2. Với ô được chọn, bạn sẽ thấy một hình vuông nhỏ màu xanh lá cây ở phần dưới cùng bên phải của vùng chọn3. Đặt con trỏ trên hình vuông nhỏ màu xanh lá cây. Bạn sẽ nhận thấy rằng con trỏ chuyển thành dấu cộng
4. Giữ phím trái chuột và kéo nó đến ô mà bạn muốn áp dụng công thức5. Nhả chuột khi hoàn tất
3. Sử dụng tùy chọn Fill Down (nằm trong ribbon)
Một cách khác để áp dụng công thức cho toàn bộ cột là sử dụng tùy chọn Fill Down trong ribbon.
Để phương pháp này hoạt động, trước tiên bạn cần chọn các ô trong cột mà bạn muốn có công thức.
Dưới đây là các bước để sử dụng phương pháp Fill Down:
1. Tại ô A2, nhập công thức: =B2*15%2. Chọn tất cả các ô mà bạn muốn áp dụng công thức (bao gồm cả ô C2)
3. Nhấp vào tab Home
4. Trong nhóm chỉnh sửa, nhấp vào biểu tượng Fill
5. Nhấp vào ‘Fill down’
Các bước trên sẽ lấy công thức từ ô C2 và điền nó vào tất cả các ô đã chọn.
Thêm Fill Down trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh
Nếu bạn cần sử dụng tùy chọn Fill Down thường xuyên, bạn có thể thêm tùy chọn đó vào Thanh công cụ truy cập nhanh để bạn có thể sử dụng tùy chọn này với một cú nhấp chuột (và nó luôn hiển thị trên màn hình).
Để thêm nó vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh (QAT), đi tới tùy chọn ‘Fill Down’, nhấp chuột phải vào nó, sau đó nhấp vào ‘Add to the Quick Access Toolbar’.
Bây giờ, bạn sẽ thấy biểu tượng ‘Fill Down’ xuất hiện trong QAT.
Sử dụng phím tắt
Nếu bạn thích sử dụng phím tắt hơn, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bên dưới để thực hiện chức năng điền:
CTRL + D (giữ phím Ctrl rồi nhấn phím D).
Dưới đây là các bước sử dụng phím tắt để điền công thức:
1. Tại ô A2, nhập công thức: =B2*15%2. Chọn tất cả các ô mà bạn muốn áp dụng công thức (bao gồm cả ô C2)3. Giữ phím Ctrl rồi nhấn phím D
4. Sử dụng công thức mảng
Nếu đang sử dụng Microsoft 365 và có quyền truy cập vào mảng động, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp công thức mảng để áp dụng công thức cho toàn bộ cột.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn tính Hoa hồng trong cột C.
Dưới đây là công thức mà bạn có thể sử dụng:
=B2:B15*15%
Đây là công thức Mảng sẽ trả về 14 giá trị trong ô (mỗi giá trị cho B2: B15). Nhưng vì chúng ta có mảng động, kết quả sẽ không bị giới hạn trong ô đơn và sẽ tràn ra để lấp đầy toàn bộ cột.
Lưu ý rằng bạn không thể sử dụng công thức này trong mọi trường hợp. Trong trường hợp này, vì công thức của chúng tôi sử dụng giá trị đầu vào từ một cột liền kề và bằng cùng độ dài của cột mà chúng tôi muốn có kết quả (tức là 14 ô), nó hoạt động tốt ở đây.
Nhưng nếu không phải như vậy, đây có thể không phải là cách tốt nhất để sao chép công thức vào toàn bộ cột
Bằng cách sao chép-dán ô
Một phương pháp nhanh chóng và nổi tiếng khác để áp dụng công thức cho toàn bộ cột (hoặc các ô được chọn trong toàn bộ cột) là chỉ cần sao chép ô có công thức và dán nó lên các ô trong cột mà bạn cần công thức đó.
Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:
1. Tại ô A2, nhập công thức: =B2*15%
2. Sao chép ô (sử dụng phím tắt Ctrl + C trong Windows hoặc Command + C trong Mac)
Công thức kéo các trường dữ liệu trong Excel chính là thao tác Fill down quen thuộc khi chúng ta xử lý loại dữ liệu có sử dụng hàm tính toán trong đó. Thao tác kéo công thức này sẽ giúp áp dụng toàn bộ cho tất cả các ô dữ liệu trong Excel và hiển thị kết quả chính xác thay vì phải thực hiện tính toán thủ công. Vì thế mà bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách kéo công thức trong Excel để việc tính toán hay sử dụng hàm của bạn diễn ra dễ dàng hơn.
Hướng dẫn cách kéo công thức trong Excel
Dưới đây sẽ là các cách kéo công thức trong Excel mà bạn sẽ phải sử dụng con trỏ chuột để thao tác
Kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô kết quả khác
Bước 1:
Đầu tiên các bạn tạo một bảng dữ liệu Excel như bình thường, sau đó tại ô hiển thị kết quả đầu tiên, các bạn sẽ sử dụng một hàm hoặc một công thức để tính toán và cho ra kết quả như mong muốn.
Sau đó các bạn click chuột vào ô kết quả được hiển thị ra, tiếp tục di chuột xuống cạnh cuối cùng bên phải của ô kết quả, sẽ được như hình bên dưới.
Bước 2:
Tiếp theo đó, bạn nhấp chuột trái và kéo xuống các ô còn lại, và kết quả sẽ được áp dụng cho tất cả các ô đó và hiển thị ngay lập tức với cùng một công thức như trên.
Nhấp đúp vào góc dưới bên phải
Để sao chép công thức cho toàn bộ các ô trong cột, đầu tiên bạn hãy chọn ô đã có sẵn công thức và kết quả trong đó, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn, sau đó một dấu cộng sẽ xuất hiện.
Bấm đúp vào dấu cộng đó, công thức sẽ được sao chép xuống các hàng bên dưới.
Sử dụng Copy và Paste
Sử dụng chức năng Paste trên ứng dụng Microsoft Excel
Dán hàng loạt
Đầu tiên, các bạn chọn vào ô có công thức rồi nhấn Ctrl + C.
Tiếp theo, chọn vào các ô có cùng công thức muốn áp dụng rồi nhấn Ctrl + V.
Công thức và định dạng của ô mà các bạn đã tính toán sẵn trước đó sẽ được dán vào các ô đã chọn.
Chỉ cần dán các công thức
Trong trường hợp các ô cần nhập công thức được định dạng khác nhau, chẳng hạn như màu nền, ký hiệu tiền tệ, số thập phân được hiển thị, v.v.
Đầu tiên các bạn chọn ô có công thức rồi click chuột phải chọn Copy.
Sau đó, các bạn chọn các ô mà muốn áp dụng chung một loại công thức như trên, click chuột phải và chọn vào Paste Options > sau đó chọn Formulas.
Cách dùng phím tắt kéo công thức Excel
Ngoài cách sử dụng chuột, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt trong để thực hiện kéo công thức trong Excel.
Bước 1: Đầu tiên, các bạn cũng cần một ô kết quả để điền vào các ô còn lại. Nhấn phím Shift rồi chọn vị trí ô cuối cùng trong vùng chứa công thức cần kéo. Khi đó toàn bộ khu vực cần nhập sẽ được chọn và bôi đen lập tức.
Bước 2: Tiếp theo, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để kéo công thức.
Hướng kéo công thức trong Excel không chỉ có kéo từ trên xuống dưới mà bạn có thể kéo với tất cả các chiều khác nhau, bao gồm:
Fill Down: từ trên xuống dướiFill Up: từ dưới lên trên
Fill Right: từ trái sang phải
Fill Left: từ phải sang trái
Phím tắt để kéo công thức bao gồm Ctrl + R để kéo công thức từ trái sang phải và Ctrl + D để kéo công thức từ trên xuống.
Ngoài ra, các bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn kéo công thức ngay trên Excel. Trong nhóm Editing , bạn sẽ thấy công cụ Fill với các tùy chọn để kéo công thức, như hình bên dưới.
Xem thêm: Đặt tên công ty theo phong thủy miễn phí, cách đặt tên công ty theo phong thủy
Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách kéo công thức trong Excel. Hi vọng các bạn có thể áp dụng thành công trong công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian hơn thay vì phải tính toán từng ô, cột theo cách thủ công. Chúc các bạn may mắn!