Trong bài viết này, Gitiho sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu công cụ cực kì hữu ích và phổ biến trong Excel, đó chính là tính năng Filter - tạo bộ lọc dữ liệu.
Bạn đang xem: Tạo nút lọc dữ liệu trong excel
Filter trong Excel là gì? Vị trí của chức năng Filter?
Định nghĩa: Trong bảng dữ liệu Excel bất kỳ, có thể bao gồm nhiều cột hoặc nhiều dòng chứa lượng dữ liệu cực lớn. Vậy làm thế nào để bạn đọc có thể tìm kiếm cũng như lọc những dữ liệu tương đồng một cách nhanh chóng và đơn giản? Công cụ Filter trong Excel sẽ giúp bạn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ này.
Vị trí: Bạn đọc có thể dễ dàng tìm thấy chức năng này trong thẻ Data như trong hình ảnh dưới đây
Phím tắt: Ctrl + Shift + L
Cách tạo bộ lọc Filter trong Excel
Bước 1:Chọn toàn bộ bảng tính mà bạn muốn áp dụng chức năng lọc. Bởi vì, chức năng lọc (Filter trong Excel) này sẽ áp dụng cho từng bảng (table) riêng biệt nếu như trong trang tính (sheet) của bạn có nhiều bảng dữ liệu khác nhau. Cho nên, việc chọn bảng tính cần lọc dữ liệu trong Excel là bước đầu tiên cần làm.
Ví dụ: Bảng dữ liệu dưới đây bao gồm A2:E67. Cách đơn giản và nhanh chóng nhất để chọn toàn bộ bảng tính này là chọn ô bất kỳ bảng dữ liệu, sau đó nhấn đồng thời tổ hợp phím tắt:
Ctrl + Shift + 8
Tuy nhiên, ở ví dụ này, bảng dữ liệu lại có tiêu đề, và để chọn đúng riêng phần bảng tính này, bạn lại cần thực hiện thao tác như sau:
Chọn ô đầu tiên trên dòng đầu tiên của bảng tính (ô A2)Nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn tới dòng cuối cùng của bảng
3. Tiếp tục nhấn Ctrl + Shift + mũi tên sang phải (>) để chọn tới cột cuối cùng của bảng
Và như vậy giờ đây, bạn đã chọn hết vùng bảng A2:E67.
4. Kiểm tra lại xem đã chọn hết tất cả dữ liệu của bảng hay chưa? Có còn ô tính nào chưa được chọn không? Phòng trường hợp bạn có những dòng trống phía dưới của bảng hoặc cột trống phía bên tay phải, sẽ làm cắt bảng tính của bạn thành nhiều phần và làm bạn chọn thiếu 1 phần bảng dữ liệu.
Bước 2:Chọn thẻ Data > Filter. Kết quả hiển thị:
Trên dòng đầu tiên của bảng, xuất hiện nút hình mũi tên trỏ xuống như hình ảnh trên, chính là nút lọc, chứng tỏ rằng bạn đã áp dụng thành công bộ lọc trong Excel - Filter. Đồng thời, nhìn trên thẻ Data, vị trí tính năng Filter trong Excel đã được tô đậm như sau:
Chứng tỏ bộ lọc (Filter) đang được áp dụng cho bảng tính này.
Lưu ý: Nguyên tắc của Excel là với một sheet, bạn chỉ có thể áp dụng được 1 lần Filter - lọc trong Excel mà thôi, bạn chọn bảng nào thì chỉ áp dụng được cho bảng đó. Còn bảng (table) dữ liệu khác sẽ không được áp dụng lọc (Filter).
Bước 3: Với mỗi cột dữ liệu, bạn sẽ nhấn vào mũi tên trỏ xuống (tính năng lọc trong Excel) của cột, sau đó bạn sẽ thấy phần nội dung được liệt kê ở bên dưới bộ lọc như sau:
Tại nội dung này, bạn có thể nhập bất kỳ tiêu chí nào mà bạn muốn tìm kiếm trong cột dữ liệu. Thì tự động, bộ lọc Filter trong Excel sẽ giúp bạn lọc nội dung đó ra.
Ví dụ: Hãy lọc khách hàng tên Phương trong bảng tính này. Bạn đánh tên Phương vào mục ""Search" rồi ấn Enter, toàn bộ những khách hàng tên Phương sẽ được hiển thị:
Chức năng Filter này, khác hẳn với công cụ tìm kiếm của Excel - Find and Replace. Công cụ mà chỉ giúp bạn tìm kiếm trong bảng mà thôi, không lọc dữ liệu. Nhưng bộ lọc Filter trong Excel, sẽ giúp bạn loại bỏ/ ẩn bớt các dữ liệu không liên quan đến đối tượng mà bạn muốn tìm kiếm/ lọc. Do đó, bạn lọc đối tượng nào, chức năng này sẽ chỉ hiển thị những nội dung liên quan đến đối tượng đó mà thôi.
Sau khi bạn áp dụng bộ lọc cho 1 cột, thì cột đó sẽ xuất hiện dấu hình phễu dưới đây:
Điều này thể hiện rằng, trong bảng dữ liệu của bạn, bộ lọc Filter đang được áp dụng cho cột B (Khách hàng).
Cách xóa/ loại bỏ bộ lọc dữ liệu trong Excel cho bảng dữ liệu
Loại bỏ việc lọc dữ liệu trong Excel ở cột dữ liệu đã lọc
Để bỏ tính năng lọc dữ liệu trong Excel (Filter) này, bạn cần thực hiện như sau:
Cách 1: Tại vị trí cột đang được áp dụng bộ lọc (cột B), bấm vào biểu tượng hình phễu và chọn mục Clear Filter From "Khách hàng":
Kết quả là bộ lọc Filter trong Excel đã được bỏ đi, bảng dữ liệu hiển thị đầy đủ thông tin của tất cả các khách hàng.
Cách 2: Chọn tiêu đề của cột đang được lọc > nhấn vào tính năng Clear Filter trong thẻ Data như hình dưới:
Lập tức, bảng dữ liệu sẽ được trả lại như ban đầu.
Bỏ/ xóa bộ lọc Filter trong Excel cho toàn bảng dữ liệu
Bạn cần làm theo chỉ dẫn như sau:
Chọn thẻ Data > Filter (đang được bôi đậm)
Bảng tính sẽ mất đi toàn bộ tính năng lọc.
Lưu ý: Trong trường hợp, bảng dữ liệu của bạn đang áp dụng bộ lọc cho một nội dung nhất định, bạn thao tác như trên (nhấn vào Filter đang được bôi đậm), bảng tính sẽ mất đi chức năng lọc cũng như trả lại toàn bộ dữ liệu như ban đầu vốn có.
Lỗi trong quá trình sử dụng tính năng lọc trong Excel - Filter
Không chọn toàn bộ bảng mà chỉ chọn 1 ô tính trong bảng và nhấn chọn chức năng Filter
Đôi khi, bạn chỉ chọn 1 ô bất kỳ trong bảng dữ liệu của mình và sau đó nhấn vào tính năng Filter. Lập tức, Excel sẽ tự động hiểu và áp dụng bộ lọc cho toàn bộ vùng bảng của bạn. Tuy nhiên, điều này không phải luôn đúng trong mọi trường hợp, mọi thời điểm. Bởi đôi khi Excel sẽ hiểu sai và áp dụng bộ lọc cho nhiều cột nằm ngoài bảng dữ liệu mà bạn mong muốn
Đồng thời, nếu bảng dữ liệu của bạn có dòng trống, thì Excel sẽ không tính dòng trống đó trong bộ lọc, khiến cho toàn bộ nội dung ở bên dưới dòng trống không được ghi nhận trong bộ lọc Filter và làm cho bảng dữ liệu lọc không hết được toàn bộ nội dung.
Vì vậy, bạn nên thực hiện thao tác chọn toàn bộ bảng dữ liệu mong muốn trước > sau đó mới áp dụng tính năng Filter trong Excel như đã hướng dẫn ở các mục trên.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã phần nào nắm được cách lọc dữ liệu trong Excel bằng bộ lọc Filter cho bảng dữ liệu của mình. Ngoài ra, để thành thạo các kỹ thuật tin học văn phòng, bạn cần tìm hiểu thêm về hàm VLOOKUP, IF, AND,...thông dụng nhất trong Excel, chi tiết tại các bài viết bên dưới.
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel như thế nào? Excel là một trong những công cụ hữu ích nhất để quản lý và sắp xếp dữ liệu. Tuy nhiên, khi dữ liệu của bạn trở nên phức tạp. Việc tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng có thể trở nên khó khăn. Đó là lý do tại sao filter và nút chọn lọc trong Excel là hai công cụ quan trọng để giúp bạn tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả.Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn cách tạo filter và nút chọn lọc trong Excel để giúp bạn tìm kiếm thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.
Khái niệm về Filter và nút chọn lọc
Khái niệm về Filter
Filter trong Excel là một công cụ quan trọng giúp người dùng lọc và hiển thị các dữ liệu chỉ theo các tiêu chí được xác định trước. Với filter, bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và chính xác hơn. Từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Filter cho phép người dùng lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí như giá trị, ngày tháng, văn bản, số học và nhiều hơn nữa. Khi sử dụng filter trong Excel. Bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ đó giúp việc quản lý và sắp xếp dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel – Khái niệm về nút chọn lọc trong Excel
Nút chọn lọc là một công cụ khác để tìm kiếm thông tin một cách đơn giản. Với nút chọn lọc, bạn có thể tìm kiếm các giá trị duy nhất trong một cột. Và chọn giá trị đó để hiển thị các dữ liệu liên quan đến giá trị đó.
Cách tạo filter trong Excel
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel. Filter là công cụ giúp bạn lọc và hiển thị các dữ liệu chỉ theo các tiêu chí được xác định trước. Bằng cách sử dụng filter, bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và chính xác hơn.
Để tạo filter trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Chọn dữ liệu mà bạn muốn lọc bằng cách nhấp vào ô đầu tiên của cột dữ liệu đó.Nhấp vào tab “Data” trên thanh định dạng trên cùng của Excel.Nhấp vào nút “Filter” trong nhóm “Sort & Filter”.Excel sẽ thêm một hàng lọc mới ở đầu cột dữ liệu đó. Hàng lọc này sẽ có các nút để lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau.Nhấp vào nút lọc để hiển thị danh sách các giá trị duy nhất trong cột dữ liệu đó. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều giá trị trong danh sách để lọc dữ liệu. Bạn cũng có thể tìm kiếm các giá trị cụ thể trong cột dữ liệu bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm.
Hướng dẫn sử dụng bộ lọc filter trong Excel
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel. Nếu bạn muốn lọc dữ liệu theo tiêu chí số học. Bạn có thể sử dụng các phép so sánh như bằng, khác, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng. Nhập giá trị cần so sánh vào ô tìm kiếm và chọn phép so sánh từ danh sách thả xuống.
Nếu bạn muốn lọc dữ liệu theo tiêu chí ngày tháng. Bạn có thể sử dụng các phép so sánh như bằng, khác, sau, trước, trong khoảng thời gian. Nhập giá trị cần so sánh vào ô tìm kiếm và chọn phép so sánh từ danh sách thả xuống.
Nếu bạn muốn lọc dữ liệu theo tiêu chí văn bản. Bạn có thể sử dụng các phép so sánh như bằng, khác, chứa, không chứa, bắt đầu bằng, kết thúc bằng. Nhập giá trị cần so sánh vào ô tìm kiếm và chọn phép so sánh từ danh sách thả xuống.
Khi bạn hoàn thành việc tạo filter Excel sẽ hiển thị dữ liệu đã lọc dựa trên các tiêu chí mà bạn đã đặt. Bạn có thể chỉnh sửa filter bất cứ lúc nào để cập nhật kết quả lọc.
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel – Cách sử dụng nút chọn lọc trong Excel
Nút chọn lọc là một công cụ khác trong Excel. Giúp bạn chọn nhanh các giá trị duy nhất trong một cột dữ liệu. Để sử dụng nút chọn lọc trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
Chọn dữ liệu mà bạn muốn chọn lọc bằng cách nhấp vào ô đầu tiên của cột dữ liệu đó.Nhấp vào tab “Data” trên thanh định dạng trên cùng của Excel.Nhấp vào nút “Advanced” trong nhóm “Sort & Filter”.Excel sẽ hiển thị hộp thoại “Advanced Filter”. Bạn có thể chọn tiêu chí lọc dữ liệu trong cửa sổ “Criteria”.Nhấp vào nút “Copy to another location” và chọn vị trí cần sao chép dữ liệu đã lọc.Nhấp vào nút “OK” để hoàn thành việc chọn lọc dữ liệu.Nút chọn lọc trong Excel là một công cụ hữu ích. Để giúp bạn tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Bạn có thể sử dụng nút chọn lọc để lọc dữ liệu theo các giá trị duy nhất trong một cột dữ liệu.
Một số lưu ý khi tạo nút chọn lọc trong Excel
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel – Tạo tiêu đề cho các cột dữ liệu
Để sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel. Bạn cần phải tạo tiêu đề cho các cột dữ liệu của mình. Điều này sẽ giúp tính năng nút chọn lọc có thể hoạt động chính xác và hiệu quả.
Kiểm tra lại các giá trị của dữ liệu
Trước khi sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel. Bạn cần kiểm tra lại các giá trị của dữ liệu của mình. Nếu có giá trị không hợp lệ hoặc sai sót, tính năng nút chọn lọc có thể không hoạt động chính xác.
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel – Sử dụng các tiêu chí lọc hợp lý
Khi sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel. Bạn nên chọn các tiêu chí lọc phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu chọn quá nhiều tiêu chí lọc, dữ liệu của bạn có thể trở nên rối mắt và khó hiểu.
Sắp xếp lại dữ liệu trước khi sử dụng tính năng nút chọn lọc
Bạn nên sắp xếp lại dữ liệu của mình theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần trước khi sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel. Điều này sẽ giúp tính năng nút chọn lọc hoạt động chính xác và hiệu quả hơn.
Cách tạo nút chọn lọc trong Excel – Sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu
Nếu bạn không tìm thấy dữ liệu của mình bằng cách sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel. Bạn nên sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm kiếm các giá trị cụ thể.
Lưu ý các bộ lọc đang được sử dụng
Khi sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel. Bạn nên lưu ý các bộ lọc đang được sử dụng. Nếu bạn muốn xóa bộ lọc. Bạn cần chọn “Clear Filter” để xóa bộ lọc hoặc chọn “Reapply Filter” để áp dụng lại các bộ lọc đã được chọn.
Tóm lại, khi sử dụng tính năng nút chọn lọc trong Excel, bạn nên tuân thủ các lưu ý trên để đảm bảo tính năng nút chọn lọc hoạt động chính xác và hiệu quả hơn.
Xem thêm: Khôi Phục File Word Bị Ghi Đè, Bị Xóa Đơn Giản Nhất, Khôi Phục Phiên Bản Cũ Hơn Của Tệp Word
Kết luận
Tạo filter và nút chọn lọc trong Excel là hai công cụ rất hữu ích để tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng filter để lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau và sử dụng nút chọn lọc để hiển thị các dữ liệu liên quan đến giá trị đó. Với những thao tác đơn giản này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tìm kiếm thông tin một cách chính xác.
Điện thoại Giá Kho mong rằng, với những gì bài viết mang đến. Người dùng sẽ có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích trong việc sử dụng Excel. Hãy luôn theo dõi và đồng hành cùng Điện thoại Giá Kho ở những bài viết hay tiếp theo bạn nhé. Và đừng quên truy cập trang Tin công nghệ mỗi ngày để đón chờ nhưng tin tức mới nhất về thị trường công nghệ nhé!. Nếu bạn đang tìm mua cho mình những sản phẩm công nghệ chất lượng. Thì hãy nhanh tay đến ngay với Điện thoại Giá Kho bạn nhé !!