Pivot Table là một tính năng tuyệt vời của Excel nhưng vẫn chưa có nhiều người vẫn chưa biết cách vận dụng vào việc học tập, công việc của mình. Bài viết dưới đây, Gitiho sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng này cũng như cách sử dụng đúng cách, hiệu quả nhất. Cùng theo dõi nhé!
Pivot table trong excel là gì?
Pivot Table là một tính năng trong Excel cho phép bạn sắp xếp, tính toán, tóm tắt, thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này còn giúp bạn xem các kết quả, so sánh và thấy được xu hướng có trong dữ liệu của mình.
Bạn đang xem: Ứng dụng pivot table trong excel
Là một tập hợp dữ liệu với dung lượng lên đến hàng chục megabyte, Pivot Table lưu trữ hầu hết những con số hay bảng tóm tắt cực kỳ trực quan và dễ hiểu, qua đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quát, hiểu biết và nắm bắt được các thông tin để có thể quyết định xem bước tiếp theo sẽ làm gì.
Lợi ích khi sử dụng Pivot Table
Có thể thấy được Pivot Table đa dạng và có nhiều chức năng cực kỳ hữu ích. Vì vậy khi sử dụng Pivot Table bạn sẽ được những lợi ích sau:
Thứ nhất, giúp bạn tổng hợp, tóm tắt, xử lý dữ liệu nhanh chóng, thực hiện các phép tính theo yêu cầu của bạn.Thứ hai, có thể tùy ý mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo các cấp độ từ tổng quát đến chi tiết tùy thuộc vào việc bạn cần tập trung phân tích, đào sâu kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu.Thứ ba, cung cấp cho bạn các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định giúp người dùng tập trung vào thông tin và truyền đạt với người khác dễ dàng hơn.Thứ tư, kết hợp với nhiều tính năng khác như Slicer hoặc Pivot Chart có thể tạo ra được Dashboard, tương tác linh hoạt với filter để phát hiện ra những thông tin đáng giá.Hướng dẫn sử dụng Pivot table
Dưới đây là một số cách sử dụng Pivot Table, mời bạn tham khảo:
Sử dụng Pivot
Table để thống kê dữ liệu
Bước 1: Trên thanh công cụ chọn tab Insert và chọn mục Pivot
Table
Table để thống kê dữ liệu (1)
Bước 2: Lúc này hộp thoại Create Pivot
Table hiện ra, sẽ bao gồm các tính năng sau:
Ở phần Choose the data that you want to analyze ta chọn Select a table or range
Table/Range: là các dữ liệu bạn muốn thống kêUse an external data source: sử dụng các dữ liệu bên ngoài (thường ít sử dụng do việc thống kê chủ yếu lấy dữ liệu từ bên trong trang tính của Excel)Ở phần choose where you want the Pivot
Table report to be placed chọn Existing Worksheet
Table sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.Existing Worksheet: Sẽ xuất dữ liệu ở trang tính bạn đang sử dụng.Location: chọn vị trí mà bạn muốn tạo bảng Pivot
Table.
Sau khi cài đặt xong, bạn hãy OK để hoàn tất.
Table để thống kê dữ liệu (2)
Bước 3: Sau đó bạn hãy đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấp chuột phải tại vùng dữ liệu của Pivottable và chọn Pivot
Table Options…
Table để thống kê dữ liệu (3)
Bước 4: Lúc này hộp thoại Pivot
Table Options xuất hiện, bạn chọn thẻ Display và chọn Classic Pivot
Table layout (enables dragging of fields in the grid) sau đó nhấn Ok để hoàn tất.
Table để thống kê dữ liệu (4)
Bước 5: Kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng (bạn có thể kéo trực tiếp vào vùng Pivot
Table hoặc cũng có thể kéo xuống cái ô phía dưới).
Trong đó:
Filters: là bộ lọc báo cáo ( bộ lọc này có khá nhiều tính năng, các bạn có thể tham khảo ở mục dưới nhé).Columns: Dữ liệu hiển thị theo cột.Rows: Dữ liệu hiển thị theo dòng.Values: Giá trị chủ yếu là số.
Table để thống kê dữ liệu (5)
Cách sử dụng bộ lọc báo cáo (Filters)
Bước 1: Kéo ngày tháng vào phần Rows (để thực hiện được thao tác Group bắt buộc các dữ liệu muốn chuyển đổi phải nằm ở phần Rows)
Định dạng của bảng Pivot
Table sẽ thay đổi như sau:
Bước 2: Nhấp chuột phải vào ô Ngày và chọn Group.
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Grouping, bạn hãy chọn theo định dạng mà bạn muốn:
Cụ thể:
Seconds: Theo giâyMinutes: Theo phútHours: Theo giờDays: Theo ngày (bạn có thể chọn thời gian trong bao nhiêu ngày, vd: number of days là 2 sẽ là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 2 tháng 1)Months: Theo thángQuarters: Theo quý ( 1 quý có 3 tháng)Years: Theo năm.Sau đó nhấn Ok và kiểm tra kết quả bạn nhé.
Bước 4: Đổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành Tháng:
Bước 5: Kéo thẻ Tháng vừa đổi lên Filters
Bước 6: Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu.
Với 2 cách sử cách dùng pivot table trên, hy vọng bạn sẽ thao tác thành công.
Cách xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng Pivot
Table
Bước 1: Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của Pivot
Table và quét hết bảng Pivot
Table.
Lưu ý: Không được quét từ những ô bên trong vùng dữ liệu vì như vậy bạn chỉ xóa được dữ liệu bên trong Pivot
Table chứ không thể xóa hết hoàn toàn Pivot
Table được.
Table
Bước 2: Bấm Delete trên bàn phím và hoàn thành.
Có thể hữu ích với bạn: Tìm hiểu cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel
Kết thúc
Bài viết trên Gitiho đã giới thiệu đến bạn một tính năng hữu ích nhưng ít người biết đến của Excel đó là Pivot Table. Với những công dụng tuyệt vời mà nó mang lại, chúng mình tin rằng đây sẽ là một công cụ cần thiết cho bạn trong tương lai. Đừng quên ghé thăm blog của Gitiho thường xuyên để biết thêm nhiều kiến thức Microsoft Excel bạn nhé.
Pivot Table là tính năng vô cùng hữu ích dùng để thống kê dữ liệu và báo cáo trong Excel. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều người chưa biết đến hoặc biết đến nhưng lại gặp khó khăn khi sử dụng Pivot Table. Vậy nên bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về Pivot Table cũng như hướng dẫn cách sử dụng tính năng này ứng dụng trong công việc.
Pivot Table là gì?
Pivot Table là một công cụ có thể sắp xếp, tính toán, tóm tắt, thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này của Excel cho phép bạn xem các kết quả, so sánh và thấy được xu hướng có trong dữ liệu của mình. Pivot Table biến một tập hợp dữ liệu với khối lượng lên đến hàng chục megabyte trở thành những con số hay bảng tóm tắt cực kỳ trực quan và dễ hiểu, qua đó bạn sẽ có cái nhìn tổng quát, hiểu biết và nắm bắt được các thông tin để có thể quyết định xem bước tiếp theo sẽ làm gì.
Lợi ích khi sử dụng Pivot Table
Pivot Table rất mạnh mẽ và được ứng dụng rất nhiều trong thực tế vì những lợi ích mà công cụ này mang lại, cụ thể:
Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, thực hiện các phép tính theo yêu cầu của bạn. Mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo các cấp độ từ tổng quát đến chi tiết tùy thuộc vào việc bạn cần tập trung phân tích, đào sâu kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu. Linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại. Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định giúp người dùng tập trung vào thông tin và truyền đạt với người khác dễ dàng hơn Kết hợp với Pivot Chart tạo nên các biểu đồ thể hiện trực quan, cung cấp các thông tin hữu ích. Kết hợp với Slicer và Pivot Chart có thể tạo ra được Dashboard, tương tác linh hoạt với filter để phát hiện ra những thông tin đáng giá.
Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu
Bạn chỉ có thể sử dụng Pivot Table khi bạn có dữ liệu được đưa vào từ ban đầu. Bạn cũng có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu trong vùng dữ liệu ban đầu, tuy nhiên, Pivot Table sẽ không tự động cập nhật, bạn sẽ phải cập nhật thủ công bằng cách sử dụng lệnh Refresh.
Bước 1: Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Pivot Table.
Bước 2: Hộp thoại Pivot Table hiện ra:
Trong vùng Select a table or range: chọn vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện Pivot Table. Trong vùng Choose where you want the PivotTable to be placed: New Worksheet: Pivot Table sẽ được đặt ở một sheet được tạo mới. Existing Worksheet: Nếu bạn muốn chủ động chọn vị trí để đặt Pivot Table, bạn có thể chọn vị trí đó ở ô Location.
Cuối cùng, bạn nhấn OK.
Bước 3: Pivot Table sẽ hiện ra tại vị trí bạn chọn hoặc trong một sheet mới.
Vùng PivotTable chính là vị trí mà Pivot Table của bạn được đặt. Vùng Pivot
Table Fields sẽ chứa các thiết lập để bạn có thể tùy chỉnh cho Pivot Table của mình. Phần phía trên chứa các trường dữ liệu (Field) chính là các cột trong vùng dữ liệu của bạn. Ở phía dưới là các ô để bạn kéo các trường dữ liệu vào để thiết lập cho Pivot Table: Filters: chứa bộ lọc theo trường dữ liệu bạn muốn hiển thị. Columns: trường dữ liệu sẽ hiển thị theo cột. Rows: trường dữ liệu sẽ hiển thị theo dòng. Values: trường dữ liệu sẽ hiển thị giá trị các phép tính toán.
Bước 4: Thiết lập Pivot Table tùy theo cách thức bạn muốn tổng hợp, thống kê để có được cái nhìn tổng quát về dữ liệu của mình.
Bước 5: Để tùy chỉnh Pivot Table hiển thị theo định dạng bạn muốn, trong thẻ Pivot
Table Analyze, chọn Options. Hộp thoại Pivot
Table Options sẽ hiện ra. Tại đây bạn có thể thiếp lập các tùy chỉnh như: Layout & Format, Totals & Filters, Display, Printing, Data và Alt Text.
Bước 6: Bạn cũng có thể thay đổi giá trị tính toán bằng cách trong ô Values, click vào trường dữ liệu, chọn Value Field Setting… Hộp thoại Value Field Settings sẽ hiện ra.
Xem thêm: Những lời xin lỗi bạn bè - những lời xin lỗi chân thành nhất
Tại đây, bạn có thể thay đổi giá trị tính toán trong thẻ Summarize Values By bao gồm Sum, Count, Average, Max, Min,… Trong thẻ Show Values As, bạn có thể tính toán lại giá trị hiển thị của Values như: % of Grand Total, % of Column Total, % of Row Total,…
Như vậy là mình đã chia sẻ cho các bạn về Pivot Table, những lợi ích khi sử dụng Pivot Table cũng như hướng dẫn các bạn thiết lập một Pivot Table trong Microsoft Excel. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn có thể sử dụng được công cụ này ứng dụng vào công việc của mình.
Nếu các bạn có thêm những hiểu biết gì về Pivot Table, đừng ngần ngại chia sẻ chúng ở dưới phần bình luận. Chúc các bạn thành công!